Онлайн срещите, с всичките си предимства и недостатъци, са вече ежедневие за повечето от нас. И като такова, след първоначалния интерес към новото, има риск те да се превърнат в също толкова скучно, досадно и натоварващо изживяване като стереотипните корпоративни срещи от миналото. Като добавим и потенциалните технически проблеми и разсейващи фактори от средата у дома или друга локация, получаваме полуготова рецепта за напълно неефективни разговори и загуба на време.
Ето защо е от особено значение да планираш внимателно виртуалните си срещи и да приложиш тактики за тяхното разнообразяване и превръщането им в занимателна, интерактивна и, в крайна сметка, продуктивна дейност. Тук ще ти предложим няколко практични идеи за това как да планираш, разнообразиш и обогатиш онлайн бизнес срещите си. Но първо, нека отбележим:
Кои са ползите от по-интерактивни онлайн срещи?
Същинската цел на всеки работен разговор, включително онлайн срещите, е продуктивна и ясна комуникация, която да води до резултати. Именно за осъществяването на тази основна задача служи и въвеждането на интерактивни елементи в онлайн общуването. До известна степен те целят и да компенсират онази пълнота на срещите „очи в очи”, която се губи в електронната комуникация.
Ето и основните начини, по които интерактивните онлайн срещи водят до повече продуктивност и по-високи професионални резултати:
Повишено внимание и концентрация
Дори и при срещите в конферентната зала на офиса човек може да загуби фокус и съзнанието му да “отлети”. Това се случва особено често, ако мениджърът или някой друг от екипа представя конкретен комплексен проблем или стратегия и изпадне в продължителен монолог. Дори и в живото общуване в такива ситуации се изисква използването на презентации, графики, бели дъски и други способи за привличане и задържане на внимание.
Когато работиш от вкъщи или друга локация и контактуването с колегите ти е онлайн, разсейващите фактори са още повече и с по-голяма сила. Това налага използването на по-креативни начини за дигитални срещи. Колкото по-интересни, динамични и атрактивни за сетивата са те, толкова по-концентрирани ще са участниците и по-продуктивни ще са разговорите.
По-дейно участие
Ако вниманието на участниците в срещата е приковано към настоящия разговор и обсъжданите теми, то те със сигурност биха били и по-активни с участието си. Няма как да накараш разсеяното съзнание да измисля идеи и да решава зададени проблеми. Но ако хората в онлайн разговора следят фокусирано дискусията, те по-лесно и бързо ще ангажират мисленето си с поставените задачи и теми.
Още повече, ако форматът на срещата е интерактивен и занимателен, това ще пробуди креативното мислене и е по-вероятно да се родят иновативни и работещи решения. Ако средата на общуване е по-свободна и предразполагаща, дори и по-срамежливите и интровертни колеги ще могат да се включват в дискусиите с повече лекота.
По-високо чувство на удовлетворение
От по-активното участие на служителите в срещите следва и тяхната по-голяма удовлетвореност от работата и представянето им. Ако можеш свободно да споделяш своите идеи, да имаш интересна двустранна комуникация по време на работните разговори, то тогава ще чувстваш и че допринасяш много повече към крайните резултати на екипа. Когато срещите протичат с по-голяма концентрация, по интересен и ангажиращ начин, то тогава и чувството на удовлетвореност от работата нараства.
Как да внесем повече интерактивност в онлайн срещите?
Делегирай задачи
Насърчаването към участие във виртуалните срещи като нищо може да се окаже предизвикателство, тъй като някои от присъстващите, поради факта, че не са в обичайното си офис пространство, се чувстват изолирани и са по-скоро пасивни слушатели, отколкото активни сътрудници.
Помисли за вариант да делегираш задачи на участниците в срещата. Преди началото можеш да „назначиш“ лидер, организатор, човек, който ще засича времето за изказване, модератор, водещ на записки и каквито други роли счетеш за уместно. Можеш да създадеш дневния ред самостоятелно или да помолиш колегите да бъдат по-активни със своя принос. Хората от екипа могат да се редуват във воденето на части от срещата според областта си на експертиза.
Ангажиращите срещи са свързани с активно участие. Не забравяй да насърчаваш присъстващите да обсъждат основните си точки по дискутираните теми, което съвсем естествено ще улесни и ще даде насоки на смислена комуникация.
Препоръчваме ти да пробваш редуване и размяна на ролите по време на различни виртуални срещи, а защо не и в една, ако времето позволява и ако размяната не нарушава потока на работа. Това със сигурност ще посъбуди и държи присъстващите нащрек, а ако е направено правилно и деликатно, редуването на ролите ще е забавно и ще помогне да се запази положително настроение по време на отдалечена среща. А ти, като мениджър, със сигурност ще разбереш повече и по-добре уменията и областите на интерес на своите служители.
Не предозирай
Някои сладкодумни мениджъри могат да бъдат толкова увлечени от всички визуални и интерактивни инструменти, че просто да загубят представа за времето. За да не бъдеш от тях, със сигурност ще ти помогне ролята на времезасичащия колега, която споменахме, но и твоята добра организация.
Проучвания сочат, че хората започват да губят фокус след 45 минути концентрирано внимание. Няма да е излишно, ако си наясно с приблизителното време, което ще ти е необходимо, за да се обсъдят стегнато и оптимално всички предвидени въпроси. Съобщи колко време имате още в началото на срещата.
Всеизвестно е, че и най-интересната игра може да стане досадна, ако стане прекалено дълга. Най-доброто решение е да бъде прекъсната, докато участниците са все още ентусиазирани и въвлечени в заниманието. С което, разбира се, не те съветваме да изхвърлиш всички от виртуалната платформа, докато сте в разгара на дискусията, само за да ги накараш с нетърпение да очакват продължението ѝ. Съвсем не. Съветът ни, е когато усетиш, че предвидените теми са обсъдени и изяснени, да не губиш своето време и това на колегите си неоснователно дълго, колкото и приятен разговор да се е заформил. Вместо това, можеш плавно да преминеш към завършек на срещата с подкана от сорта на „Имате ли въпроси?“ и ако няма такива, пряко касаещи срещата, всеки да продължи работния си ден.
Предварителна подготовка
Предварителната подготовка е изключително важна за спокойното протичане на онлайн събранието. Пропусни я и ще се убедиш от собствен опит.
Провери обстановката около себе си. Огледай какво се вижда на картината или снимката зад гърба ти – дали е подходяща за работен контекст. Тиха стая, предупредени деца, баби и дядовци, изолирани домашни любимци, закопчана догоре риза или блуза, която няма да те постави в неудобно положение, ако се наложат неочаквани движения. Всички станахме свидетели на политици, бизнесмени и журналисти, които по време на локдауните даваха интервюта със сако и къси панталони, а някои направо по бельо. Колкото и удобни и изкушаващи да са подобни комбинации в домашна обстановка, съветваме те да предвидиш вероятността да се изправиш по време на срещата и гледката да е подходяща за камера. По същата логика, затвори всички излишни табове и чат прложения, за да избегнеш изчервяването, ако приятел изпрати непристоен виц или картинка.
Огледай техническите съоръжения – рестартирай компютъра си за всеки случай и помоли колегите да направят същото двадесетина минути преди срещата, провери заряда на батерията и дръж кабела под ръка. Приготви си флашката с презентацията на видимо място и ако е възможно, отдели всичко ненужно встрани поне за времето, в която ще си онлайн. Ще си спестиш лутане и разсейване.
Провери опциите на платформата и интерактивните софтуери, които възнамеряваш да ползваш. Дали не се налагат обновявания и дали няма подробности, които може би пропускаш, ако ползваш софтуера отскоро. Възможно е някой от присъстващите да има затруднения и технически проблеми, които иначе ИТ специалист би отстранил своевременно в офис среда. Като водещ на срещата винаги трябва да имаш план Б с резервни ресурси и инструменти, с които да окажеш съдействие.
И последно в списъка, но в никакъв случай по важност – подготви си строен и ясен план за темите на срещата. Използвай подточки и си нахвърли ключови фрази, които ще ти помогнат да не изпаднеш в излишни подробности и да не се улисаш във времето, както и да не пропуснеш да дадеш важна информация. Дори можеш да отбележиш кое колко време би ти отнело, ако вече имаш опит с подобни задачи. Така ще си осигуриш спокойствие и увереност, че всичко изброено ще бъде споменато. Не забравяй да оставиш толеранс за непредвидени въпроси от страна на колегите.
Не оставяй въпросите за накрая
Ако имаш подготвено изложение под формата на лекция или презентация, помисли отново дали идеята е добра. Колкото и адекватно, важно и свързано с дейността да е, липсата на възможност за реакция от страна на слушащите, може да се превърне в недостатък. Задаването на въпроси в края на една или няколко дълги теми не изглежда добър вариант поради няколко причини:
– Въпросите ще бъдат забравени.
– Важните и съществени въпроси в чата ще се изгубят сред по-несъществените.
– Участниците може би ще имат нужда от разяснения, които ще им попречат да разберат съдържанието на изложеното.
Предлагаме ти да разделиш презентацията си на смислено завършени блокове и да определиш фиксирано време за въпроси след тях. Дори предвидливо да имаш вече подготвени отговори на повечето въпроси, позволи на слушателите да се почувстват като част от разговора, задавайки ги лично. Когато уточните своевременно всичко неясно, това ще им даде възможност да се концентрират върху следващата тема.
Използвай предимствата на дигиталния свят
Докато обсъждаме организационната страна, нека не забравяме и „чудесата“ на съвременния дигитален свят. Освен познатата на всички и вече превърнала се в класика бяла дъска, платформите за виртуални срещи предоставят и редица „екстри“. Можеш да споделяш екран и звук, да разделиш колегите си по двойки или на малки групи в отделни „стаи“, да илюстрираш изложението си с различни видове диаграми, да подчертаеш важната информация под формата на бележки (sticky notes), които със сигурност ще „подразнят“ зрителната памет и ще направят по-ярко впечатление, отколкото ако абзацът е просто подчертан в различен цвят. Използвай оптимално наличните инструменти, за да поддържаш срещата интерактивна и полезна. Можеш да включиш слайдове, статистики, дикторски текст, списъци и анимирани представяния на данни. По този начин ще достигнеш до всички присъстващи, тъй като хората използват различни сетива за обработка на информацията. Но… не прекалявай. Има вероятност вместо концентрация да провокираш разсейване и разводняване на срещата, ако прекалиш с разнообразието от инструменти.
Добави анкети
Анкетите са чудесна възможност за разчупване на леда, т.нар. icebreakers, както по време на виртуалните срещи, така и извън тях. А хубавата новина е, че можеш да комбинираш приятното и интересното с полезното. Вариантите от въпроси са безкрайни. Една чудесна идея е да направиш анкета с информация за фирмата. Например:
1. Какво ви харесва най-много в работата ви?
2. Кое е едно нещо, което искате хората в семейството да разберат, че ви е необходимо, за да свършите добре работата си?
3. Ако можете да натиснете бутон и една задача от списъка ви със задачи автоматично да бъде завършена, коя би била тя и защо?
4. Как обяснявате това, което правите, на хората извън работата?
5. Какво е едно нещо, от което се нуждаете от екипа, за да работите по най-добрия начин?
Или да дадеш ценна и любопитна информация за фирмата си:
1. Колко души работят в момента в нашата компания?
2. Откъде идва името на нашата компания?
3. Какво стои зад нашето лого?
4. Колко деца имат нашите служители общо?
5. Кой артикул НЕ бихте намерили в асортимента от продукти, които предлага фирмата?
6. Колко активни Slack канала имаме в момента?
7. Кой канал за комуникация бихте използвали, за да се свържете с екипа по маркетинг?
8. Колко души, наречени „Марин“, работят в момента в нашата компания?
9. Колко души в нашата компания свирят в група?
10. Каква е възрастовата разлика между най-младия и най-възрастния ни служител?
Можеш да предложиш избираеми отговори, а можеш да оставиш въпросите отворени и след това да се посмеете заедно.
Анкетите са и много добро решение за събиране на обратна връзка – или в края на всяка тема, или в края на цялата виртуална среща. Чрез тях, с подходящите въпроси, ще успееш бързо и лесно да разбереш усещането на колегите за срещата, доколко са слушали внимателно и са успели да разберат обменената информация.
Интересни и вълнуващи онлайн срещи с геймификация (gamification)
Ако работиш в сферата на технологиите или на маркетинга, вероятно познаваш термина „геймификация”. Най-общо можем да го определим като подход, който съчетава различни елементи на игра в иначе сериозни или често скучни на пръв поглед дейности.
И тук, както във всичко вече изброено, е много важно да прецениш границите на играта, за да не се размие основната цел на срещата – да се свърши работата. Ролята на геймификацията е да предразположи и мотивира служителите да подходят с по-ведро и мотивирано настроение при вида на линка към съответната платформа.
Кратък ритуал, например, в началото на сесията, помага на всички да се съсредоточат върху общия процес. Може да бъде много просто: подготви легенда с цветове и настроение и помоли всеки да съобщи името си и да посочи цвета, който описва настроението. Или ако броят на участниците позволява, ще е добро начало всеки да сподели най-забавната си история на работното място, а останалите да гласуват за излъчването на най-интересен разказвач. Заниманието може да се използва както за разведряване на атмосферата, така и за достигането до важни изводи относно работната обстановка и усещането на служителите в нея.
Ето две полезни идеи:
Викторини с любопитни факти
Хората с интелект се радват на удачно предизвикателство, което им позволява да демонстрират част от умствените си способности. Ако играта с любопитни факти е съобразена с темата на срещата, ще се превърне в чудесен начин да информираш и ангажираш всеки участник и да им помогнеш да запомнят важната информация.
Бинго
Класическа, лесна за разбиране игра, която може да бъде пригодена към почти всяка среща. Създай няколко бинго карти с целева информация, свързана с работната среща и ги предложи към края. Чудесен вариант е да се обобщи обсъденото и да се провери кой колко е внимавал и е наясно със задачите си.
Геймификацията е съвременен подход, който придава на иначе сериозното и сухо съдържание по-разнообразен и творчески вид, но не забравяй ключовите фактори:
– Да е забавно.
– Да осигуриш приятелско и справедливо предизвикателство.
– Да има награди.
Наградите са толкова важни, колкото и самата игра. Представи си, че участваш в състезание, на което в края те потупват по рамото и ти казват „браво“. Ще участваш може би още един-два пъти, след което мотивацията ти ще спадне. Дори и да става въпрос за възрастни хора в работна обстановка, ако искаш да задържиш интереса на служителите си, помисли за награди, които ще ги мотивират да присъстват с допълнително желание на виртуалните срещи и ще очакват с удоволствие поредната „работна“ игра. Още по-полезно би било, ако съобразиш наградите не само с професионалните, но и с личните интереси на колегите. Наградите биха могли да се сменят, за да могат всички да имат хъс да се борят за тях. Сподели ги преди започването на играта, иначе рискуваш разочарованието на победителя. Малък паричен бонус, вечеря в скъп, но добър ресторант, пътуване до филиал на фирмата в чужбина, ако има такъв. Можеш да начисляваш точки или да раздаваш значки (бадж), които да осигурят присъствието на името и снимката на колегата на физическо или виртуално табло, определено за победителите в отдела. Аранжирай таблото с различни цветове и теми и нека изглежда така, че да предизвиква гордост у победителите и хъс за здрава работа у околните. Нека не е просто изтъкване и причина за завист, а начин да се мотивира следващият награден.
Закриване на срещата
В края на виртуалната среща вероятно всички ще са поизморени от обездвижване, концентрация и напрягане. Би било идеално, ако успееш да оставиш колегите си не само с пожелание за спорна работа, а и с вдъхновение да се върнат към ежедневните си задачи с готовност. Можеш не разкажеш история с поука, интересен или шокиращ статистически факт, забавен цитат или да зададеш гатанка. Възможностите са безброй и единствената граница е въображението ти. Струва си да се подготвиш предварително, със сигурност ще бъде оценено.
А най-важният параметър, който е добре да съблюдаваш всеки път, е приключването навреме. По този начин всички ще са наясно и ще ти имат доверие, че дори и да се позволи кратко разсейване, дейностите са планирани и времето е разчетено. Това ще направи виртуалните срещи фиксиран ангажимент, който не отнема от ценното работно време.
Можем да помогнем на екипа ти да стане още по-продуктивен – и по време на онлайн срещи, и в цялостното си работно ежедневие. Виж как.
