Всяка година броят на хората, които работят дистанционно, расте с бързи темпове. Работата от комфорта на дома и свободата, която тя предоставя, е съблазнителна, но не е за всеки. Тук идва мястото и на споделените работни пространства. Тяхното разпространение става все по-голямо и статистиката сочи, че от 2015 година насам броят на споделените офиси в световен мащаб расте със средно 2595 годишно. А България е на 10 място в света по брой коуъркинг пространства на глава от населението.
Всичко това се дължи на “златната среда”, която предоставят споделените пространства – гъвкавост и свобода, далеч от ограниченията и стреса в стандартния офис, но и достатъчно структура и работна среда, за да ни изкара от лежерната обстановка у дома.
Основната причина много фрийлансъри и дистанционни работници да предпочитат coworking пространствата е за да увеличат своята продуктивност. Самата обстановка в тези офиси предполага по-висока организираност и дисциплина. Разсейващите фактори са много по-малко, отколкото у дома и срещите с други работещи хора предполагат повече вдъхновение и мотивация.
Когато отидем в споделено офис пространство, самата смяна на обстановката провокира креативността, създава условия за създаване на график и работен режим. Спестява ни мислите и притесненията за надеждна интернет връзка и допълнителна офис техника. И най-големият плюс от всички – имаме чудесни условия за нови запознанства, networking, социализация и обмяна на идеи.
Тези предимства на коуъркинг пространствата обаче не елиминират напълно възможността за разсеяност и непродуктивност. Социалните контакти могат лесно да се превърнат в безкрайни общи разговори, а комфортната среда може да ни отпусне и предразположи към отлагане на важните работни задачи.
Нуждата от изграждане на добри продуктивни навици и самодисциплина е належаща и в споделения офис. Ето няколко метода да се възползваш максимално от coworking пространството и да повишиш своята продуктивност и работоспособност.
Прави си чести и ползотворни почивки
Започваме с приятната част – почивката. Макар и този съвет да изглежда на пръв поглед противоречив, регулярните паузи в течение на работния ден се доказват като жизненоважен фактор за увеличаване на цялостната продуктивност. Често, когато се увлечеш в дадена задача, може да изгубиш представа за времето, да забравиш да се движиш, да ядеш и дори да пиеш вода.
Отначало може да изглежда, че така ще свършиш повече работа, но истината е, че така изтощаваш тялото и ума си. А с течение на деня, това води до по-ниска концентрация и по-висока вероятност от допускане на грешки.
Ето защо кратките, но чести почивки водят до увеличена продуктивност. Създай си график, който да отговаря на личните ти нужди и начин на работа. Може да експериментираш с техниката Pomodoro – фиксирани интервали на концентрирана работа, редувани с кратки паузи. Избери между стандартния вариант – 25 минути работа, последвани от 5-минутни почивки – или модифицирания с 90 минути работа и 15-минутни паузи. Или фиксирай други интервали, които да са съобразени с твоите работни задачи. Но никога не прекарвай повече от 2 часа плътно на стола и с пълно потапяне в работата.
Тук е редно да споменем и че почивките, освен чести, трябва да са ползотворни. Няма да има особено положителен ефект върху продуктивността и когнитивните ти способности, ако се отдадеш на безкрайно ровене в социалните мрежи или гледане на видеа с котки.
Вместо това, използвай почивката си, за да станеш от стола, да се раздвижиш и да направиш няколко разтегателни упражнения. Това ще подобри кръвообращението, ще отпусне мускулите и ще предотврати схващания. Още по-добре е, ако можеш да излезеш навън за бърза разходка. Кратката ти почивка е добро време да се снабдиш с още вода, кафе или здравословен снак като ядки и плодове. Това е и моментът за кратки, но съдържателни запознанства и разговори с “колегите” от коуъркинг пространството.
Награждавай се за добре свършената работа
Още един приятен съвет за увеличаване на продуктивността е да си определяш награди за изпълнените задачи. Този метод може чудесно да се съчетае с кратките почивки през работния ден. Краткосрочните малки награди помагат да поддържаш чувството си на мотивация в течение на деня.
Когато работиш насаме, по-рядко чуваш поощрителни думи от мениджъри и колеги. И докато удоволетворението от добре свършената работа, напредъкът в бизнеса и ръстът на заплащането са чудесни мотиватори, те невинаги са непосредствено осезаеми. Затова е добре да предвидиш начини да се награждаваш за успешните задачи веднага след изпълнението им. Важно е да избереш награда, която искрено да те зарадва и да ти достави удоволствие.
След като постигнеш някоя от целите си за деня, може да се наградиш с чаша добро кафе в почивката например. Бърза разходка навън с някой от съседите ти по бюро в споделения офис също е добър вариант. Любимо лакомство или дори 5 минути в Instagram също биха могли да са стимулиращи награди за някоя от изпълнените задачи.
Определяй си и по-големи награди за по-сложните проекти или когато имаш особено стресиращ, но успешен ден. Планиране на излизане след работа, кино или театър, нова книга са все добри стимули, които да те мотивират в по-натоварените моменти от деня.
Добро планиране
Стигаме до същината на методите за продуктивност – доброто и детайлно планиране. Ако отидеш в споделено работно пространство с доброто намерение да имаш ползотворен работен ден, но без предварително набелязани цели и задачи, рискуваш да превърнеш това начинание в загуба на време и пари.
Най-добре е да планираш работния си ден от предната вечер или рано сутринта. Определи приоритетите и крайните си срокове. Направи списък със задачите за деня, подредени по важност. Започни от първата и се движи надолу по списъка. Така ще е сигурно, че работиш по най-важните си проекти и не се разсейваш с второстепенни задачи.
Може да се възползваш и от метода на блокиране на време в календара. Нанеси всички задачи за деня в Google Calendar, като за всяка отредиш времеви интервал, в който трябва да бъде изпълнена. Дай си реалистични срокове, добави и времето си за почивка и обяд. Така ще си създадеш реална представа колко работа можеш да събереш в деня, тъй като често имаме склонността да се надценяваме и да се опитваме да поберем задачите за цяла седмица в един ден.
Като преглеждаш календара си и ако си зададеш автоматични напомняния, лесно ще можеш да преминаваш от задача на задача, без да губиш време в чудене и нерешителност с какво да се захванеш.
Друг полезен съвет, свързан с доброто планиране, е да отидеш в споделения офис по-рано сутринта. Така ще имаш повече време на тишина и спокойствие, за да събереш мислите си и да положиш началото на един наистина продуктивен ден.
Външна отговорност
Дори и да си направиш перфектния списък, подреден по важност на приоритетите, да разчетеш времето си в календара до минута, да си отредиш награда за всяка изпълнена малка задача и да си правиш чести почивки всеки час, има дни, в които въпреки всичко ще се разсейваш и ще се бавиш с работата. Когато работиш дистанционно, продуктивността ти зависи пряко от твоята лична самодисциплина, а понякога тя може да се окаже не особено надеждна.
В такива случаи можеш да се възползваш от предимството на споделеното работно пространство да работите сред други фрийлансъри и предприемачи и да заложиш на външната отговорност. Сподели с някого от “колегите” върху какво работиш и срока, в който искаш да го постигнеш. Самото заявяване на плановете пред друг човек ще ти създаде усещане за отговорност, че трябва да удържиш на думата си.
Можеш дори да си намериш работен партньор, с когото да споделяте задачите си за деня и взаимно да проверявате прогреса си на определен период. Така ще се държите отговорни един друг и вероятността да прекарате половината ден в писане на съобщения с приятели и YouTube видеа ще намалее драстично.
Използвай технологиите
Дотук споменахме колко пагубни могат да са технологиите за продуктивността. Часовете, прекарани в бездната на социалните мрежи и гледането на видеа, могат да съсипят работоспособността ти. Но можеш да използваш дигиталните си устройства стратегически, за да постигнеш целите си.
Освен автоматичните напомняния на календара, можеш да използваш някое от безбройните приложения за Pomodoro метода. Така ще получаваш напомняне, че е време за почивка или за начало на нова работна сесия. В края на деня ще можеш да отчетеш времето, прекарано в концентрирана работа.
Може да използваш и приложения, които отчитат времето, отделено за различни проекти. А програмите като RescueTime и Toggl Track са чудесен начин да провериш как реално прекарваш времето си на компютъра и кои са нещата, които те разсейват. Много приложения дават възможност и да блокираш определени сайтове или програми на лаптопа си в работно време. Така изкушението да прекараш половин час във Facebook автоматично се елиминира. Инсталирай такова приложение и на телефона си, за да не се поддадеш на старите непродуктивни навици.
Друг начин да привлечеш технологиите на своя страна е като се възползваш от опциите за пълен екран. Много от софтуерите за редактиране на текст или графични изображения предлагат функцията full-screen. Така няма да виждаш събщения и разсейващите 15 отворени таба на браузъра си, докато вършиш творческа работа.
Чисто и подредено работно място
Когато работиш в споделен офис и нямаш постоянно бюро, е трудно да го затрупаш с ненужни сантиментални вещи. Вероятно няма да имаш нужда от методите на Мари Кондо, за да поддържаш работното си място подредено. Въпреки това обаче е важно да следиш за чистотата и организацията на бюрото си. Подредената работна среда увеличава подредеността на ума и концентрацията.
С течение на деня е възможно да затрупаш бюрото си с празни чаши, опаковки от храна, листи хартия. Не се оставяй на инерцията и поддържай мястото чисто и минималистично. Това ще намали разсеяността на ума ти и ще спомогне за продуктивността.
Удобна работна среда
Това, че нямаш постоянно бюро в споделения офис, не означава, че не можеш да направиш работната си среда максимално удобна, за да увеличиш работоспособността си. Когато се чувстваш комфортно в офиса, имаш всичко необходимо и нямаш физически дразнители, шансовете ти за продуктивен работен ден се увеличават драстично.
На първо място, избереи си споделено работно пространство, където има много естествена светлина и което ти допада като обстановка. Слънчевите лъчи, дори и да влизат през прозореца, а да не си навън, държат съзнанието будно и по-концентрирано.
Избери си работно място, което да отговаря на личните ти предпочитания. Съобрази го в зависимост от това дали климатикът и движението на хора ще ти пречат, дали предпочиташ по-светло или по-сенчесто място.
Нагласи и регулирай стола си, така че да ти е удобен и да не доведе до схващане и болка към края на деня.
И накрая – винаги си носи шумоизолиращи слушалки. Дори и да обичаш фоновия шум на офиси и кафенета, подготви се в случай, че нещо започне да пречи на концентрацията ти.
Coworking пространството е идеална алтернатива на дистанционната работа от вкъщи. Предоставя структура за изграждане на работен график и контрастира на твърде лежерната обстановка вкъщи. Дава усещане за по-делова среда, където сме заобиколени от други работещи хора. Като приложиш и тези 7 съвета за супер продуктивност, ще си гарантираш успешни дни в коуъркинг офиса и постигане на целите си.
Ако дори и с тези съвети ти е трудно да се фокусираш, виж нашия e-mail курс „Супер фокус“. В продължение на 19 дни той ти дава 19 имейла с ценни съвети, трикове и тактики за максимален фокус.
