С всяка следваща година дистанционната работа навлиза поне частично във все повече компании. Има фирми, в които разчитат на фрийлансъри или хора от други населени места, за да запълнят екипа си. А има и световни компании, които са преминали на изцяло дистанционна работа, като Zapier, Toptal, InVision и др.
Дори и досега да не сте обмисляли въвеждането на дистанционна работа в твоя екип, след 2020 г. вероятно това изглежда по-лесно отпреди… и наистина е така. Ако ръководиш екип, който все още не работи дистанционно, в тази статия ще разбереш как да промениш това, без продуктивността да пострада.
Популярен стереотип за работещия от вкъщи, който се явява и най-страшният кошмар за всеки мениджър, е как прекарва работното си време по пижама, на дивана в хола и гледа Netflix по цял ден. Но истината е, че работата далеч от офиса може да се окаже в пъти по-продуктивна. Ако се изгради правилната структура на работа, поставят се ясни цели и план на действие и се използват функционални системи, дистанционната работа може да даде отлични резултати.
Далеч от разсейващите фактори в офиса – страничен шум, разговори, звънящи телефони, движение на хора, некомфортна среда, както и честите, проточващи се излишно срещи – човек може да изненада дори и себе си и да започне да се справя много по-бързо и ефективно с възложените задачи.
За да се постигнат добри резултати, е необходимо още в началото да се изградят ясни правила и системи на работата на дистанционния екип. Именно с това ще ти помогне настоящата статия. Но първо, няколко съвета за подхода ти на мениджър и организатор на работните процеси:
- Имай доверие в хората от екипа си.
Ако някой е проявявал нехайство, дори и в работата си в офиса, то тогава имаш пълно основание да се съмняваш в неговата продуктивност и лоялност и това е проблем, който трябва да адресираш веднага. Но ако хората от екипа ти са изпълнителни и отговорни, не проявявай мнителност, когато започнат работа от вкъщи. Не попадай в клопката на микромениджмънта и не започвай да им дишаш във врата онлайн с непрестанни въпроси и питане докъде са със задачите. За ефективната дистанционна работа е нужно двустранно доверие. И като мениджър, създаването на такива отношения е твоя отговорност. Най-лесно това се получава с открита и директна комуникация и с ясни системи за управление на проекти, за които ще стане дума малко по-долу. - Не очаквай служителите да са непрестанно “на линия”.
Това, че хората са постоянно у дома, не означава, че ще са непрекъснато на линия за спешни задачи. Уточнете предварително с хората от екипа тяхното работно време и се съобразявай с него. Но дори и в работните им часове, имай предвид, че те невинаги ще са на разположение веднага. Може да са си взели кратка почивка далеч от екрана или да са във фокусирана работа над някоя задача. Не допускай веднага, че са “избягали от час”. - Увери се, че екипът ти разполага с всичко необходимо за работа.
Когато преминавате към дистанционна работа, е необходимо да се увериш, че хората ти имат всичко нужно за работа у дома. Това включва работеща и ефективна техника – лаптоп с камера и нужната периферия, качествени слушалки и микрофон, отлична интернет връзка. Провери също така дали служителите могат да инсталират и използват необходимия им софтуер. Помисли заедно с ръководството на организацията ви по какъв начин можете да подпомогнете работещите от вкъщи, така че процесите да текат безпрепятствено и ефективно. - Организирай своя собствен работен процес.
Преди всичко, създай си личен план на действие. Обмисли добре дали има нужда от преструктуриране и преразпределяне на задачи в екипа ти. Създай си система на работа, проверка и комуникация със служителите си. Но първо се увери, че ти имаш оптимизиран график и структура на проектите. Постави си и ясни граници – определи си работно място вкъщи и спазвай работното си време. Също както не бива да очакваш служителите ти да са непрестанно на линия, ти също трябва да си определиш време, в което напълно да се откъснеш от работата. Дай си възможност за презареждане и почивка, за да успееш да посрещнеш предизвикателствата по преминаването към дистанционна работа.
След като изяснихме някои основни принципи на ръководенето на дистанционен екип, е време да преминем към практични стъпки за осъществяване на комуникация и ръководство на проекти от разстояние.
- Определяне на приоритети и реорганизация.
Голяма част от работата в офиса може безпроблемно да бъде свършена и от вкъщи или от друго място – IT проекти, онлайн маркетинг, финанси, дори HR. С някои леки промени при организацията на работа, можете лесно да преминете на дистанционна форма. Определи приоритетните и належащи задачи и концентрирай екипа си върху тях. За някои други дейности обаче са нужни повече промени. Ако например екипът ти по продажбите обикновено провежда срещи на живо, ще се наложи да промените това. Можете да помислите за варианти с видео разговори и онлайн срещи. А ако разчитате на телефонни разговори за осъществяването на продажби, ще трябва да уредите техническата страна на въпроса, за да може служителите да приемат обажданията от дома си.
- Създаване на система за организация на работата.
Ако досега не сте имали създадена фирмена система за организация на проекти, сега е моментът да си направите такава. Онлайн се предлагат чудесни и функционални готови решения като Trello и Asana например. И докато те са изключително удобни и за работата в офиса, когато става дума за дистанционен екип, са жизнено важни. Така ще имаш ясен поглед върху задачите и прогреса на всеки един служител. Ще знаеш от разстояние кой върху какво работи и ще можеш да оцениш дали няма някой претоварен или пък с недостатъчно задачи.
Ясно поставените крайни срокове, участници и времева линия на проектите ще позволят и на самите служители да си изградят работна структура. От своя страна пък ти можеш лесно да следиш прогреса на задачите, да видиш, ако някой има затруднения или забавяне и да реагираш своевременно. - Възползвайте се максимално от онлайн възможностите за екипна работа.
В зависимост от естеството на дейност на твоята организация, екипната работа може да се осъществява и от разстояние. Ако се налага двама или повече от екипа да работят по една и съща задача, използвайте оптимално онлайн инструментите за колаборация. Google Drive например предлага чудесни опции за работа по един и същи файл от няколко човека, като те могат да следят историята на промените по него, да редактират и коментират по отделни части на документа. Това замества съвместната работа лично в офиса, но и спестява досадни онлайн разговори за обсъждане на всеки малък детайл. - Изградете ясна и директна комуникация в екипа.
На първо място, определете средствата за комуникация, които ще се използват от целия екип. Те трябва да са удобни, както за текстови съобщения, така и за видео връзка и конферентни разговори. Google Chat и Meet, Slack, Zoom – изборът е твой, но всеки трябва да присъства в избраните приложения. Същевременно обаче, дай възможност на служителите да могат да променят статуса си и да заглушат приложението, когато са в дълбоко фокусирана работна сесия, за да избегнат разсейващи разговори.
Отреди ден и час за регулярна седмична среща на екипа или оперативка. Провеждайте я в платформа за конферентни видео разговори и обсъждайте детайлно задачите и приоритетите за седмицата. Добре е да отделяте по няколко минути в края на тези срещи за свободни странични разговори. Така ще разведрите настроението и ще дадеш възможност на екипа си да общува и да се сближава, дори когато хората не могат да са на едно и също място физически.
В допълнение на конферентния разговор, определи си седмична видео среща с всеки един от служителите си индивидуално. Дори да е само по 10 минути, отделяй време всяка седмица, за да обсъдите работата, въпросите и проблемите на всеки поотделно. Когато виждаш човека насреща си във видео връзка, която максимално се доближава до живото общуване, можеш да доловиш много повече нюанси на комуникация. Ето защо, когато трябва да дадеш обратна връзка или да обсъдиш възникнал проблем, винаги го прави във видео разговор, за да избегнеш недоразумения.
Ако все пак се притесняваш дали хората в екипа са продуктивни и работят по задачите си, може да въведеш изискване за седмичен (или пък ежедневен) имейл с доклад за прогреса по задачите, който да ти изпращат всеки петък (или в края на всеки работен ден). Също така, в първите дни на преминаване към дистанционен режим на работа е добре да проверяваш ежедневно как се справят служителите ти, срещат ли затруднения или проблеми и как им се отразява промяната.
Най-важно при липсата на срещи на живо е да запазите комуникацията открита и директна и от двете страни. - Проявявай разбиране към служителите си.
Ако някой в екипа ти има малки деца, които не могат да бъдат на детска градина, той най-вероятно трябва да съчетава работата със занимания с малчуганите. Сходно ще е и положението при хората, които се грижат за болни близки или работят заедно с друг човек от семейството в тясно жилище. Проведи внимателни разговори с тези служители и покажи, че проявяваш разбиране и съчувствие към ситуацията им. Помисли, дали е възможен по-гъвкав график, в който те да имат период от време през работния ден, когато да се погрижат за ситуацията вкъщи, а след това да наваксат вечер или рано сутрин например.
Дистанционната работа не е страшна и не означава намалена продуктивност. С добра организация може дори да доведе до по-голяма ефективност на екипа ти. Важното в случая е да си изградите ясна и точна структура на работа, цели, план на действие и конкретни системи и приложения, които да използвате. Реши и кои ще са приложенията, които ще използвате за комуникация, организация, файлова система и др. Добре е дори да разпишеш ръководство за дистанционна работа с конкретни правила, изисквания и добри практики и да го изпратиш на служителите си.
Постави си за приоритет ясната и директна комуникация чрез текстови съобщения, телефонни и видео разговори. Имай готовност за няколко дни на привикване, възникване на въпроси и проблеми при прехода към работа от вкъщи. Прояви търпение, разбиране и доверие към екипа си и много скоро той отново ще заработи отлично и като едно цяло, дори и от разстояние.
Дали с екипа ти работите дистанционно или не, за нас е само подробност. Ще ви помогнем да постигате повече заедно, като работите с по-малко стрес и пестите ресурси. Виж как.
