Някои от процесите в твоята организация би трябвало да се оптимизират, но не знаеш как и откъде да започнеш? Тази статия ще ти помогне. Вместо да навлизаме в сложни детайли и терминология, ще ти дадем няколко лесни стъпки, с които да набележиш ключови работни процеси в екипа си и да ги направиш оптимални.
Какво е процес?
Най-просто казано, процесът е серия от стъпки и решения за извършване на определена дейност.
Значителна част от работата ни се състои от процеси: последователности от стъпки, които изпълняваме, понякога дори без да се замислим. Повечето от тях не са разписани и дефинирани като процеси, но това не ни пречи да ги следваме ежедневно.
Разписването на основните работни процеси може да ти помогне както за по-доброто делегиране и въвеждане на нови колеги в работата, така и за спазване на неизменно високо качество, тъй като всеки, който следва разписаните стъпки, не рискува да пропусне някоя и се очаква да получава сходен резултат при всяко изпълнение на процеса. Разписването е и стъпката, която значително ще улесни оптимизацията на твоите работни процеси, затова ще разгледаме как да минеш през нея възможно най-лесно.
Как да опишем работен процес?
Идеалното описание на работен процес би следвало да позволи на всеки, който се запознае с него, да изпълни съответната задача, следвайки описаните стъпки и да получи желания краен резултат без чужда помощ или допълнителни разяснения.
Като казваме „описание“, не е задължително разписването на един процес да се състои само от текст. То може да бъде обогатено с илюстрации, да се представи под формата на диаграма (или последователност от няколко диаграми) или да бъде заснето на видео, което показва поредица от стъпки. Може да бъде и комбинация от няколко различни метода на предаване на информацията. Изборът ти ще зависи от това колко ясен и удобен е всеки от методите за теб и колко е подходящ за съответния тип информация. Например, диаграма, показваща последователността на стъпките, е добра за представяне на линеен процес, в който стъпките следват в определен ред или в случаи, когато на даден етап от работата трябва да се вземе решение с няколко възможни изхода и да се предприемат различни действия след всеки от вариантите на решението. Видеото е подходящо за демонстриране на ползването на уред или устройство, а текстът – когато всяка от стъпките се нуждае от подробно разясняване и допълнителна информация към основното си описание.
След като избереш формата, в който ще представиш информацията, идва време да започнеш с разписването.
Най-лесният начин да се увериш, че описанието ти е точно и не пропускаш стъпки, е да изпълниш задачата в реални условия (например, ако описваш как се изпраща типов e-mail на клиент с използването на определен шаблон, изпрати съобщение на истински клиент) и да записваш (или рисуваш, чертаеш и т.н.) всяка стъпка, докато я извършваш.
В процеса на първоначалното разписване не се старай да пишеш разбираемо или да чертаеш красиво. Все още правиш груба чернова, чиято основна цел е да улови основните стъпки от процеса и да ги предаде вярно.
Следващата ти стъпка е редакцията. Прегледай отново написаното/начертаното/заснетото за грешки и пропуски и го доведи до вид, в който е възможно най-ясно и разбираемо според теб.
След като имаш почти готовия разписан процес, тествай го с друг човек. Дай го на колега, който не е участвал в изработването му и го помоли да следва точно описаните стъпки, докато ти наблюдаваш, но без да се включваш. Особено важно е да не подсказваш, ако човекът се затрудни или спре някъде. Отбележи си, че съответната стъпка го спъва, но го остави да се справи с нея сам. (Ами ако това се случи утре, когато ти не си до него, за да помогнеш?)
Ако свърши задачата без нито една спънка, поздравления – разписаният ти процес е готов! А ако се затрудни до такава степен, че се наложи да те попита за разяснения, включи се и запишете пояснението, за да го включите във финалната версия на процеса.
След теста с колега преработи неясните части, ако е необходимо и продължи по гореописания начин, докато получиш готовия, перфектно разписан процес.
Ключовите въпроси за оптимален процес
Вече имаш картината на процеса и знаеш, че тя е максимално точна и вярна. Време е да си зададеш някои въпроси.
Прегледай отново готовия процес и си запиши отговорите на следните въпроси:
- Виждаш ли някъде „тесни места“, които забавят или дори могат да блокират работата? Кои са те и идват ли ти идеи как да ги намалиш или заобиколиш?
- Кои от затрудненията на колегата ти по време на тестването бяха заради неточно описание на процеса и кои идваха от самия процес и от начина на извършване на работата? Може ли да се направи нещо по отношение на вторите и какво е то?
- Огледай внимателно и критично всяка от стъпките. Защо тя е част от процеса? Има ли начин да се опрости? Какво би станало, ако отпадне изцяло?
- Дали стъпките за изпълнение на задачата са в оптималната последователност? Какво ще се случи, ако размениш някои от тях?
- Липсват ли стъпки? Има ли нещо, което би улеснило работата или би подобрило крайния резултат от нея, ако го добавиш?
- Кой изпълнява всяка от стъпките? Има ли начин да намалиш броя на хората, ангажирани в процеса или да възложиш задачи на отговорници, които биха се справили с тях по-бързо, качествено или леко в сравнение със сегашното положение?
- Има ли нещо, което можеш да автоматизираш? По какъв начин и как това ще се отрази на процеса?
- Има ли вариации в процеса и нови възможности за взимане на решения, които да променят (част от) стъпките и да подобрят крайния резултат? Къде в процеса биха влезли те и до каква промяна биха довели?
Когато имаш отговорите на въпросите, разгледай отново разписания процес и помисли какви промени можеш да въведеш в него, така че да оптимизираш начина на работа. След като нанесеш промяна, отново редактирай и тествай. После добави още една от възможните промени, после още една… и така, докато стигнеш до версия на процеса, която ти върши възможно най-добра работа.
Ако ти трябва съдействие и подкрепа с тази задача, свържи се с нашия екип. Основна част от работата ни е да разработваме, разписваме и оптимизираме системи от работни процеси за различни екипи в частния и публичния сектор, така че цялостната им дейност да работи оптимално. Свържи се с нас – можем да помогнем и на теб.
