Имаш трудности с възлагането и проследяването на задачите на екипа си? Усещаш, че хората ти не са равномерно натоварени? Губиш цялостен поглед и контрол върху работата на екипа си?
Ако отговорът ти на поне един от тези въпроси е да и ако досега информацията за задачите и прогреса по тях сте обменяли основно по e-mail, чат или в работни срещи, сигурно се замисляш за въвеждане на софтуер за управление на задачите в екипа си. След като толкова много хора ги ползват и споделят, че са доволни от тях, време е и ти да започнеш, нали?
Въвеждането на софтуер само по себе си обаче едва ли ще реши проблемите ти, а може дори да създаде нови, ако не подходиш към него внимателно и с необходимото предварително планиране.
За да направиш информиран избор, прочети тази статия – най-пълното и подробно ръководство по темата на български към началото на 2024 г. От нея ще научиш как да избереш точния софтуер и какво да направиш, така че той да се включи възможно най-добре в твоята работна среда. Ако подходиш систематично, вместо на принципа проба-грешка, и ти, и екипът ти ще бъдете по-доволни… и може би ще откриете мечтания софтуер за вашата работа още от първия опит.
Какво е софтуер за управление на проекти и процеси?
Този софтуер ти служи за по-добро организиране и управление на работния процес по рутинните задачи на екипа ти и по проектите, по които работите. Той ти предоставя информация за всички активни проекти и задачи и позволява да възлагаш работа, да проследяваш напредъка в изпълнението ѝ и да взимаш решения на базата на тази информация.
В софтуера можеш да опишеш всички задачи и проекти на екипа си, да определиш техните срокове, да назначиш отговорник за всяка задача и всеки от екипа ти да отбелязва докъде е стигнал с изпълнението на възложените му задачи. Софтуерът дава възможност да коментирате задачите, да ги променяте, да обменяте свързани с тях файлове и да проследявате цялостния работен процес.
Какво не е софтуер за управление на процеси и проекти?
На пазара ще намериш множество софтуерни решения, които на пръв поглед биха ти свършили работа. Но кое от тях да избереш?
На първо място, да отбележим разликата между софтуер за управление на проекти и такъв за проследяване на задачи.
Приложенията за управление на задачи обикновено имат прост интерфейс, в който въвеждаш задачите си, отбелязваш крайните им срокове и можеш да ги подреждаш по различни признаци – обикновено с помощта на етикети, чиито заглавия задаваш ти или са предварително въведени за твое удобство. Понякога тези приложения позволяват да споделиш списък със задачи с други хора. Пример за такива приложения са Google Keep, Todoist и Any.Do.
Макар и да дават възможност да споделяш списъците си със задачи с други хора, тези приложения са по-подходящи за самостоятелна, лична употреба. Липсват им повечето възможности на професионалните софтуери за управление на работни задачи, които са предназначени за работа на екипи от хора по сложни проекти с множество задачи, зависимости между тях, срокове и приоритети.
Друг тип приложения, които някои екипи ползват за управление на своите задачи и проекти, са цялостни системи за офис комуникация и продуктивност като Slack и Microsoft Teams. Те имат своето място в съвременната работна среда, но са насочени повече към общуването между хората в екипа, а не към управлението на работни процеси и задачи.
Ако с колегите ти се опитате да използвате чат системата Slack за проследяване на задачите си, бързо ще установите, че те се губят в общия комуникационен поток. А ако решите да тествате приложението за управление на задачи в Teams, ще ви липсват базови функционалности, налични в специализираните софтуерни решения.
Какви възможности и функции има едно приложение за управление на проекти?
Софтуерът, насочен към малки и средни по размер екипи и техните проекти, има множество възможности. Разгледай всички и прецени кои от тях са най-важни за теб.
| Функционалност | Какво представлява и защо ти трябва? |
| Достъпност онлайн и от различни устройства | Повечето съвременни софтуерни продукти за управление на проекти представляват т.нар. SaaS (software as a service или софтуер като услуга). Те работят онлайн, в облачна среда, в браузъра ти (като повечето имат и приложение за по-лесна употреба на мобилен телефон) и можеш да ги достъпваш и използваш от всяко място и всяко устройство с достъп до интернет, като винаги ще виждаш всичките си задачи и проекти. За препоръчване е да избереш такъв продукт. Освен свободата откъм местоположение на работата и използвани устройства, която ти дават, тези продукти предполагат и по-малко поддръжка – няма нужда да имаш системен администратор, който да се грижи за сървъра с инсталираното приложение или за копията му на компютрите в офисната мрежа. |
| Табло за цялостен поглед върху всички активни проекти | След като въведеш задачите по проектите, които управляваш, трябва да имаш лесен начин за преглед на всичко от едно място. Повечето приложения имат готов такъв изглед или ти дават възможност лесно и бързо да го настроиш. |
| Различни изгледи | Удобно е да можеш да виждаш задачите като списъци или карти, проектите – под формата на времева линия, график в календар или според различни разбивки и групирания на задачите. Повечето софтуери предлагат различни варианти на поглед към проектите и задачите. Прецени кои са ти най-полезни (напр., списък или календар) и провери дали софтуерът, към който се насочваш, ги предлага. |
| Възможности за комуникация и известия | Забрави за имейлите и чатовете, в които питаш кой докъде е стигнал със задачите си. Един добър софтуер за управление на работни процеси и проекти ти дава възможност да обсъждаш задачите, по които работите с екипа ти, в самия софтуер, така че цялата комуникация по всяка задача да е на едно място и да получаваш известия всеки път, когато нещо, свързано с нея, се промени: някой коментира, прикачи файл, приключи етап или цяла задача. |
| Удобна работа за множество потребители | Докато приложенията за управление на задачи са фокусирани върху един потребител (теб), едно добро приложение за управление на проекти е предназначено за организиране на работата на множество хора и трябва да предоставя достатъчно възможности за това. |
| Различни типове потребители и нива на достъп | Софтуерът, който избереш, трябва да ти дава възможност да разделиш управляваните в него проекти на различни нива, до които да даваш достъп на работещите по съответните проекти (а защо не и на външни хора, например клиентите, за които работите по проектите). Някои твои колеги ще имат нужда от пълен достъп до всички проекти, други – само до тези, по които работят, трети може само да виждат прогреса по задачите, но да нямат възможност да променят нищо. Помисли какви нива на достъп до коя информация ти трябват и търси съответните възможности в софтуерните продукти, измежду които избираш. |
| Създаване на времеви графици | Приложението трябва да позволява да създаваш графици и да задаваш срокове на проектите си и на задачите в тях, както и да проследяваш зависимостите между отделните задачи, за да съставиш оптимален график. |
| Съвместимост с методологията за управление на проекти, която използваш | Има решения, които са най-добри за определена методология за управление на проекти. (Такива примери са Businessmap, който стартира като инструмент за работа по Kanban и все още е най-удобен за тази методология или Microsoft Project, който е особено добър за работа по Waterfall.) Има и универсални продукти, които можеш да ползваш с всяка методология или които имат готови шаблони за различни методологии. Направи избора си според методологиите, които ползвате в твоята организация и в екипа ти. |
| Проследяване и отчитане на отработеното време | Да следиш колко време ти отнемат задачите винаги е полезно – особено ако имаш клиенти, които ти плащат за работа на час или колеги в екипа, които работят почасово. Някои от продуктите на пазара предлагат собствена система за отчитане на времето, а други имат връзки с външни такива. Провери тези възможности, ако са ти нужни. |
| Интеграции с други продукти | Никой софтуер не работи без връзка с външния свят, нито може да отговори на всичките ти нужди. Това означава, че най-вероятно ще ползваш и други софтуерни продукти заедно с него, като например e-mail или система за онлайн работа с документи. Виж какви интеграции има избраният от теб софтуер за управление на проекти и дали може да работи заедно с останалите приложения, които ползвате с екипа ти. |
| Експортиране и импортиране на данни | Ако вече сте започнали с тестовете или ако екипът ти работи с приложение, което искаш да замениш с друго, ще трябва да можеш да прехвърлиш задачите си към новото приложение. Добре ще бъде и да знаеш, че ако то не ти допадне, ще можеш да изнесеш данните си от него и да ги ползваш другаде. Ако смяташ, че тези възможности важат за теб, провери какви функционалности за експортиране и импортиране на данни има избраният от теб софтуер. |
| Цена | Провери ценообразуването на софтуера и какво включва цената. При повечето приложения заплащаш абонаментна такса, за да ги ползваш, като имаш няколко варианта с различен набор от функции, както и отстъпка, ако предплатиш за по-дълъг период. |
| Безплатна версия (или безплатен пробен период) | Повечето от популярните софтуери за управление на проекти имат безплатна версия с ограничена функционалност или най-малкото ти позволяват да ги изпробваш за известен период от време, преди да платиш. |
| Поддръжка | Ако се затрудниш в процеса на работа, добре е да има кого да помолиш за помощ. Провери какви възможности за това дава приложението. (Обикновено поддръжката е предвидена в платените версии, но има компании, които дават поддръжка с по-нисък приоритет и на потребителите на безплатните.) |
Как да избера софтуер за управление на проекти?
Най-лесно би било просто да тестваш някой софтуер (по-долу ти даваме списък с най-добрите) и да избереш този, който ти допадне… но невинаги това е оптималният избор. По-добре следвай тези стъпки:
- Определи най-важните за теб критерии за избора. Прецени защо ти е нужен софтуерът и какви функционалности биха решили проблемите ти.
- Състави си списък с три до пет софтуера, които отговарят на твоите критерии.
- Избери няколко души от екипа си, които са отворени към новости и им е приятно да пробват софтуер и заедно с тях тествайте всяко от избраните решения. Преди да започнете теста, определете основните функционалности и сценарии (напр., въвеждане на проект, промяна на срок на задача, месечна отчетност по проектите и др.), които ще изпробвате и вижте как всеки от софтуерите ще се справи с всяка от задачите. Отбелязвайте и кой софтуер е най-лесен за употреба според вас и с кой работата ви отнема най-малко време.
- След като изберете софтуера, въведете го в работата на хората, които са го тествали, ползвайте го известно време (напр., ако работният ви цикъл е на 4 или 6 седмици, пилотната група работи с него за съответния брой седмици) и след това го въведете в работата на целия екип.
- При въвеждането ангажирай хората от тестовата група да ти помогнат, като представят продукта на всички заедно с теб, покажат как го ползват на практика и разкажат за ползите от него. Ако имат възможност и да помагат на колегите си, докато свикнат с работата по новия софтуер, организирай го – това ще помогне новият инструмент за работа да се възприеме по-лесно от всички.
Кои са най-добрите софтуери за управление на проекти?
Както сигурно вече знаеш, на пазара има десетки такива продукти. Предлагам ти Топ 10 на приложенията, с които нашият екип е работил и които клиентите ни харесват най-много.
Asana
Разработчиците на Asana я наричат система за управление на работата. И с право. Този софтуер предлага множество различни изгледи и възможности за въвеждане и отчетност на работните задачи на много хора, а в същото време е сред най-лесните за използване и се научава бързо и интуитивно.
Trello
Trello има вид на дъска, разделена на т.нар. списъци, в които се поставят „карти“, подобно на лепящите бележки със задачи в „реалния свят“. Той е сред най-популярните софтуери за управление на работни процеси, тъй като е изключително лесен за работа и има напълно функционална безплатна версия.
ClickUp
„Едно приложение, което да замени всички“ е обещанието на ClickUp. И все пак, макар и да има функции за работа с документи, общуване с екипа и т.н., то е познато най-вече като софтуер за управление на задачи и проекти. Също така е едно от приложенията с най-много и най-удобни изгледи, а работните му пространства дават добри възможности за разделяне на различни типове работа, така че задачите да не се смесват и нивата на достъп до тях от различните потребители да се управляват оптимално.
Това предаване на БНТ2 започва с демонстрация на ClickUp.
Monday
Monday е платформа за управление на работни процеси, която дава отлични възможности за автоматизация и общуване между членовете на екипа. Тя е сред най-гъвкавите платформи, като можете да я настроите изцяло според особеностите на своя работен процес. Отличава се и с много добър и отзивчив екип по поддръжката – дори и да ползвате безплатната версия.
В предаването „Натисни F1“ е включено и представяне на Monday – на 9:31.
Basecamp
Basecamp има базовия интерфейс, за да планираме и изпълним задачите си заедно с екипа си. Създателите му се стремят към минимализъм, така че продуктът да е възможно най-лесен за употреба и максимално евтин, но без да му липсват основните характеристики на добър софтуер за управление на проекти. Той е сред софтуерите с най-„орязани“ безплатни версии, но за сметка на това ценообразуването му го прави по-достъпен от повечето му конкуренти.
Teamwork
Както подсказва и името му, Teamwork е инструмент за управление на екипна работа по проекти. Той е интуитивен и лесен за употреба, предлага няколко ясни йерархични нива за подреждане на работата и за достъп до информация и нейното редактиране. Има и много добри инструменти за миграция от други популярни софтуери за управление на проекти към Teamwork.
Wrike
Wrike е софтуер за управление на проекти, насочен към организации, които искат да проследяват и управляват работата на няколко различни отдела по лесен и бърз начин. Отличава се с голямо разнообразие от шаблони за различен тип и големина организации, отдели и екипи.
Businessmap
Businessmap е българското предложение в този списък. Сравнително доскоро то се наричаше Kanbanize и беше специализирано в управлението на проекти по методологията Kanban. Сега представлява по-всеобхватна платформа за управление на Agile проекти. Има интересни функционалности и автоматизации, като например проследяване на времето, за което приключвате даден тип задачи и базирана на това оценка за бъдещи забавяния и за реалистични крайни срокове на различни етапи от проекта. Отличава се и с това, че няма напълно безплатна версия, но дава възможност да го изпробвате за две седмици, за да прецените дали ви допада.
Jira
Jira е инструмент, насочен основно към софтуерните разработчици, макар че може да се използва и за друг тип дейности. Има основните възможности, присъщи на всеки такъв продукт и някои специфични, като например интеграция с популярни инструменти за писане и дебъгване на код.
Airtable
Електронна таблица? Приложение за управление на бизнеса в браузъра ти? Това и още много други е Airtable. Разработчиците му го наричат платформа за създаване на приложения, които могат да се използват и за други цели, например CRM система или проследяване на инвентар в склад, но системата често се използва за управление на задачи и проекти.
Сравнение на най-популярните приложения за управление на проекти и работни процеси
За да направим избора ти още по-лесен, в таблицата по-долу разглеждаме основните разлики във възможностите на представените по-горе приложения. Всички те имат описаните по-горе функционалности, затова тук се фокусираме върху нещата, които ги отличават едно от друго.
| Софтуер | Лесен за употреба | Табло | Интеграции | Безплатна версия |
| Airtable | 1/5 | може да се създаде допълнително | 1000+ | x |
| Asana | 4/5 | x | 200+ | x |
| Basecamp | 5/5 | x | 750+ | x |
| Businessmap | 3/5 | може да се създаде допълнително | 1000+ | |
| ClickUp | 5/5 | x | 1000+ | x |
| Jira | 2/5 | може да се създаде допълнително | 1000+ | x |
| Monday | 3/5 | x | 200+ | x |
| Teamwork | 4/5 | x | 2000+ | x |
| Trello | 5/5 | 200+ | x | |
| Wrike | 4/5 | x | 1000+ | x |
Като вземеш предвид всичко, което научи от това ръководство, ще направиш възможно най-добрия избор на софтуер за теб и за екипа ти.
Ако имаш нужда от съдействие с избора на софтуер за управление на проекти, свържи се с нашия екип. Ние имаме дългогодишен опит с избирането и внедряването на такъв тип софтуер в множество екипи. Ще разучим подробно работните процеси в твоя екип, ще изберем най-доброто решение, съобразено с нуждите и изискванията ви и ще ви съдействаме с включването му във вашия работен процес. Пиши ни оттук.
