Какво е продуктивност?
Ако потърсиш думата продуктивност в Уикипедия, ще научиш, че…
Продуктивност, също и производителност, е показател на измерването на ефикасността на продукцията в икономиката. Продуктивността е съотношението на продукта на продукцията към материалите или единиците, необходими за нейното производство.
Но какво на практика означава това за начина, по който работиш ти?
По-просто казано, моята дефиниция за лична продуктивност е:
Да работиш умно, като вършиш най-важните неща, които ти носят най-големи резултати, с минимален разход на време и усилия.
Можеш да постигнеш такъв начин на работа както лично за себе си, така и за екипа, с който работиш. Добрата продуктивност се постига, когато познаваш добре работата си и естеството на задачите си, когато имаш ясно определени цели и добре разработени и оптимизирани процеси и процедури, по които вършиш ежедневната си работа. В тази област съществуват множество готови методологии и системи, от които можеш да се възползваш – самостоятелно или с помощта на консултант. И най-добрата новина е, че дори и да работиш в голяма компания, която изглежда, че не се интересува особено от подобряване на продуктивността на организационно ниво, има какво да направиш, така че да оптимизираш своята работа или тази на отдела, в който си. 🙂
Защо ни е да подобряваме продуктивността си?
В днешно време почти всеки от нас има повече работа, отколкото може да свърши и се чувства напрегнат и стресиран от това. Работата често не върви или нещата се случват по-бавно, отколкото искаме, просто защото не успяваме да свършим всичките си задачи навреме (или изобщо). Понякога нещата за вършене са толкова много, че дори не знаем откъде да започнем и блокираме напълно.
Когато имаме подобни проблеми, често мислим, че по-доброто управление на времето е начинът да се справим с тях. Това е вярно, но не е достатъчно. Ако нямаме яснота какво точно вършим и защо, трудно ще преценим коя задача би могла да ни отнеме по-малко време (и как да постигнем това) или какво можем да премахнем от графика си, без крайният резултат да пострада. Ако нямаме установена система на работа и не знаем как най-просто и ефективно да подхождаме към различните типове задачи в ежедневието си, също няма да ни е леко и въпросът „Как и откъде да го подхвана?“ ще продължава да ни мъчи, докато гледаме списъка си със задачи през деня.
Затова и управлението на времето е само част от системата за продуктивност на един работещ човек, а не цялата система. Тя включва и яснота, целеполагане и периодични прегледи на постигнатите резултати. А когато подобна система се изгради на ниво екип, отдел или организация и се интегрира с обичайния работен процес, ползите от нея се увеличават за всеки в екипа поотделно и за организацията като цяло.
Какво е консултант по продуктивност?
В България тази професия все още е непозната (което си личи по объркания първоначален поглед на всеки нов познат, на когото кажа какво работя 🙂 ). Дори и в САЩ – най-големият пазар на подобни услуги в света – тя не е съвсем ясно дефинирана.
Най-общо казано, консултантът по продуктивност помага с нещата, описани по-горе: да анализираш текущата ситуация в работата, да подредиш и систематизираш своите задачи и тези на екипа си и да се увериш, че това, което вършите, помага да постигнете целите и резултатите, които търсите, по максимално лесен начин, съобразен конкретно с вас, вашето ежедневие, житейската и работната ситуация на всеки човек.
Хората, които помагат на другите за тяхната продуктивност, имат различен опит и квалификация, като общото между тях е, че опитът им обикновено включва управление на хора, процеси и проекти под някаква форма. Моят опит например е в управлението на IT проекти: около десетина години ръководих екипи от хора (както в мои бизнес начинания, така и като нает служител), които правеха различни по размер и значимост онлайн проекти, както и такива, които изграждаха компютърни центрове за Интернет достъп в малки населени места по два големи, дългогодишни проекта с партньори от частния и публичния сектор в страната и извън нея. Обучението ми започна с адаптирана версия на програмите на PMI, а след това продължих да изучавам и изпробвам различни методологии за управление на личната продуктивност (любимата ми до момента е Getting Things Done). Някои консултанти по продуктивност са и коучове или използват коучинг метода в работата си – един добър пример е Майкъл Хаят.
С какви хора работя?
Един разпространен мит за хората и екипите, които имат нужда от консултации по продуктивност е, че не са добре организирани. Всъщност, това рядко е точно така (и се убедих лично и напълно в това, когато започнах активно да работя с клиенти).
Повечето ми клиенти са продуктивни и успешни хора, предимно ръководители на екипи, които се чувстват претоварени и имат нужда от страничен поглед върху работните си процеси, за да ги направят по-добре работещи и да намалят стреса. В някои случаи тези хора се намират в нова за тях ситуация – например, напускат корпоративния свят, за да управляват първия си бизнес и установяват, че досегашните им работни умения и навици имат нужда от промяна, за да успяват да свършат всичко в новата си роля. Други споделят, че просто им е омръзнало да се задъхват под огромния куп задачи или в резултат от години на работа под стрес са се появили здравословни проблеми и им се налага да намалят темпото, но в същото време да продължат да постигат резултати. Имам и случаи, в които клиент има нужда от оптимизиране на работното си ежедневие, така че да си освободи време за лични ангажименти.
Работата ми с екипи е още по-разнородна. В обичайния си вид тя включва оценка на текущата ситуация и на начина, по който екипът работи и препоръки за оптимизация, свързани с поставените от ръководителя на екипа цели и задачи. Заедно с него формулираме предизвикателствата и стигаме до подходящо за екипа му решение. В някои от проектите включваме и външни специалисти, като HR, технологични експерти или психолози. Някои от казусите, по които екипът ни е работил, са:
- изграждане на оптимален процес по подбор, наемане и въвеждане в работата на кадри със специализиран профил;
- разрастване на отдел в корпорация от 30 до 100 души, възможно най-плавно и без стрес за екипа;
- преминаване на компания от фазата на стартъп към тази на изграден, печеливш бизнес с растящ екип и установени, оптимизирани работни процеси;
- оптимизиране на дейността на няколко НПО, така че да отговаря максимално на мисията и целите им, да елиминира излишни дейности и проекти и да подобри работата им с доброволци;
- дигитализиране и автоматизация на дейностите в растящ бизнес, така че работата, която може да се върши от машини, да остане за тях, а хората да се освободят за по-творчески задачи.
Някои от хората, с които съм работила, споделят с какви казуси са дошли при мен и какво сме постигнали заедно – можеш да прегледаш отзивите им за конкретни примери.
Какви видове консултации по продуктивност има?
Ако решиш да работиш с мен и екипа ми, можеш да започнеш с включване в някое наше обучение или програма или да се свържеш с нас, за да обсъдим възможностите за индивидуална консултация.
Работим и с екипи или цели организации – те ми пишат на silvina@superproduktivnost.com, обсъждаме казуса им и подготвяме индивидуален план за решаването му според тяхната ситуация.
Как протича работата с консултант по продуктивност?
Всяко наше решение се изготвя индивидуално, в зависимост от нуждата на клиента. Основните стъпки от този процес са следните:
1. Клиентът ни пише и разказва накратко за своя казус.
2. Правим безплатна опознавателна среща онлайн, в който той описва максимално подробно каква нужда има и какво очаква от съвместната ни работа. На базата на тези отговори подбирам колегата от екипа ни, който би бил най-полезен със своята експертиза. Консултантът избира методологията, по която ще работите и прави първоначален план на работата ви. Избирате и удобен за двете страни график за вашите онлайн срещи и предпочитан начин за връзка: Facebook Messenger, Google Meet или нещо друго.
Понякога на този етап (или в редки случаи по-късно по време на съвместната работа) може да се установи, че не можем да бъдем полезни на човека, тъй като казусът му е по-подходящ за друг тип специалист, например организационен психолог, HR експерт или дори финансов консултант. В такива случаи споделяме защо не можем да помогнем и препоръчваме на клиента колега, когото познаваме и който би могъл да поеме задачата.
3. По време на съвместната ни работа се стараем на първо място да уточним крайната цел и очаквания от клиента резултат. Продуктивността няма смисъл сама по себе си, затова е важно да знаем защо тя е необходима на клиента и какво иска да постигне той чрез нея.
4. Продължаваме с анализ на настоящата ситуация на клиента. Разглеждаме начина му на работа в момента, какви работни процеси има, как ги планира и какви инструменти използва за това, включително календари, тефтери, електронни устройства и софтуера в тях. Правим и справка за времето, което отнемат основните задачи и проекти. Събираме възможно най-много данни – за да подобрим ситуацията, първо я измерваме, за да сме наясно откъде тръгваме.
5. След като имаме общата картина, преминаваме към преглед на задачите и проектите, които клиентът и екипът му изпълняват. Преглеждаме всички списъци, които имат, а ако част от задачите са само в главата на някого, ги записваме. (Още помня фразата, с която една клиентка реагира, когато ѝ казах, че предстои да преровим всичките ѝ списъци със задачи: „Чувствам се, все едно ще те допусна до чекмеджето с бельото ми.“ 😀 )
Процесът наистина донякъде прилича на подреждане на шкаф с разхвърляни вещи, защото докато преглеждаме задачите, обсъждаме и как можем да ги подредим оптимално. Освен че подреждаме конкретни задачи, създаваме и общи принципи, система за работа и дневен график, така че човекът да може да продължи самостоятелно да организира работата по същия начин оттук нататък.
6. В зависимост от поставените цели, същинската ни работа се състои в план за следващи стъпки, които да оптимизират ситуацията и да доближат клиента и екипа му до желаната цел. Клиентът има възможност да прегледа плана, да го обсъди с нас и да участва активно в редакцията му, докато пасне напълно точно на него и/или на екипа му.
7. Прилагаме плана за оптимизация в няколко стъпки: първо тестваме с малка част от екипа, задачите или проектите. Отбелязваме резултатите, правим промени, ако е необходимо и продължаваме с цикъла на тестове и подобрения, докато достигнем заложените резултати. Тогава въвеждаме новостите напълно, така че цялата работа на клиента да се върши по новия, оптимизиран начин.
8. В края на общата ни работа клиентът разполага с индивидуална система за работа, съобразена с неговите предпочитания и ситуация, която да следва в ежедневието си. Целта ни е клиентът и екипът му да имат пълна яснота относно всичко, което имат да свършат през всеки работен ден, заедно с точен и ясен план как да го направят – и това да се случва с минимален разход на ресурси и без стрес.
9. След съвместната ни работа продължаваме да поддържаме връзка и оставаме на разположение за уточняващи въпроси и подобрения по системата.
Хората, с които работим, споделят, че наличието на такъв план и система многократно намалява стреса им от работата, дори и да се окаже, че нямат възможност да намалят съществено обема ѝ. Оказва се, че само наличието на план помага да бъдат спокойни, че знаят какво имат за вършене и че няма да пропуснат нищо. А ако в изключителни случаи се налага да се отклонят от плана имат точна представа какво е останало несвършено и как да се справят с него.
Ако и ти мислиш, че работата с консултант по продуктивност ще ти бъде полезна, пиши ми на silvina@superproduktivnost.com, за да започнем.
