Безспорно 2020 година беше повратна за обществото в много отношения и с особено въздействие върху начина ни на работа. Дистанционната работа бързо стана норма и както корпоративни колективи, така и хора на свободна практика започнаха да търсят начини да я направят по-продуктивна и приятна. Главна роля изиграха софтуерните компании, които предлагат редица дигитални приложения за управление на проекти и комуникация, онлайн продажби и маркетинг, които продължихме да ползваме и след това.
Но със сигурност едно от най-големите предизвикателства за преминаване към дистанционен или хибриден начин на работа е общуването. И докато много бизнеси бяха затруднени или дори стигнаха до фалит, то софтуерите за комуникация отбелязаха невиждан растеж, надминаващ всякакви прогнози, именно благодарение на промяната в начина на работа на много хора. Само един илюстративен пример за мащаба на този ръст – най-разпространеният софтуер за видео срещи – Zoom, се превърна в “приложение на годината” в Apple App Store, след като само за броени дни през март 2020 г. беше изтеглен над 2.13 милиона пъти.
Сега има богат избор от програми, които помагат за бърза и достъпна онлайн комуникация. Но как да изберем най-подходящото решение за нашите бизнес нужди и колектив? Как приложението да е полезен инструмент в нашата работа, а не поредно предизвикателство и фактор, който бави и спъва ежедневните ни задачи? Тук ще разгледаме някои от най-удобните и разпространени софтуери за виртуални срещи, както и полезни съвети за това как да избереш правилния за своя екип.
10 от най-популярните софтуери за виртуални срещи
1. Zoom
Няма как да не започнем с доминанта в тази индустрия – Zoom, който набираше скорост и преди 2020 и беше фаворит за много корпорации, но доби силно превъзходство още с първия локдаун през март 2020.
Всъщност, приложението за видео срещи и конференции Zoom е създадено още през 2012 г. и за 9-годишната си история еволюира до изключително удобна програма, която максимално се доближава до преживяването на офис срещите на живо. Има удобни “екстри” като функция за вдигане на ръка, смяна на активните екрани в зависимост от това кой е взел думата, заглушаване и включване на микрофоните от организатора на срещата и други. Има, разбира се, и място за чат, където могат да се споделят линкове и текстове.
Приложението позволява и запис на срещата, а друга значима функция е и синхронизираната работа с Facebook и YouTube Live. В тези времена на видео общуване и комуникация това е чудесен начин да достигнете по-широка аудитория с конференция или онлайн уъркшоп. Силно предимство на Zoom е, че това синхронизиране става директно в избраната социална мрежа, без необходимост от трети приложения.
Що се отнася до цената – този, както и много други онлайн софтуери, спада към категорията “freemium” програми. Това означава, че се предлага версия за безплатно ползване, която включва основни функции, а за повече екстри трябва да закупите някои от платените пакети.
Така например, безплатният Zoom предлага видео конферентна връзка на до 100 човека с времетраене максимум 40 минути. Ако желаете да включвате повече хора за неограничено време и да се възползвате от опцията за свързване с Facebook Live, трябва да се включите в бизнес пакетите, които започват от €13.99 на месец.
2. Google Meet
Друго широко разпространено приложение за виртуални срещи с дълъг стаж е Google Meet. Софтуерът е безплатен за всички с регистрация в Google, но потребителите на платените планове на Google Workspace се възползват от някои допълнителни функции.
Така например, всеки има достъп до видео конферентни разговори с до 100 човека. Изключително лесно е планирането на подобна среща в софтуера и нейното синхронизиране с календара на Google.
Функциите за вдигане на ръка, заглушаване на микрофони, виртуален фон, споделяне на екран, изпращане на линкове и файлове, изчистване на фонов шум и подобряване на видео качеството при слабо осветени места са причина приложението да стане и основно за онлайн обучението в много училища.
3. Microsoft Teams
Продължаваме да отмятаме софтуерите за виртуални срещи на технологичните гиганти. Microsoft Teams е много удобен вариант за хора и компании, които са внедрили като цяло продуктите на компанията във всекидневната си работа. Ако и без това разчитате на техния софтуер за останалите си задачи, синхронизирането на видео приложението ще е много бързо и безпроблемно.
Microsoft също залагат на freemium пакети, като дори и с безплатната версия много удобно и лесно ще можете да използвате останалите им продукти по време на виртуални срещи. А именно – можете да споделяте и редактирате документи директно докато тече разговорът, както и да ги запазвате в облака им.
Ограниченията за участници и времетраене с безплатното приложение са до 100 човека и за максимум 60 минути.
4. Jitsi Meet
Отклоняваме се от доминиращите компании в Силициевата долина и предлагаме опция за почитателите на open source софтуера и за онези, които взимат сигурността и личната информация особено насериозно. Jitsi Meet не само е напълно безплатен, но може да се използва дори без регистрация. Програмата се изгражда и персонализира според нуждите ви на принципа на open source. Освен това, има криптирана връзка “от край до край” и интеграция с други програми, например на Microsoft, Google и Slack.
Приложението е безплатно, дава възможност за видео конферентна връзка на до 100 човека, без ограничение на времето за срещи. Jitsi Meet дава възможност и за споделяне на екран от няколко души едновременно, както и дистанционно управление на десктопа на участниците.
5. Cisco Webex
Отново freemium продукт на голяма и утвърдена технологична компания. Cisco Webex е предпочитан предимно в корпоративните среди. Предлага безплатна версия за един “домакин” на виртуална среща и до 100 участника, с ограничение на времетраенето – 50 минути. Включва и стандартните опции за вдигане на ръка, чат, споделяне на екран и съвместимост с календарите на Google и Microsoft.
Но в платените си пакети предоставя и някои по-интересни и интерактивни допълнения като виртуални фонове, Facebook Live, записване на срещите в облака или на компютър, анкети и бели дъски (повече за това след малко).
6. Viber
Много популярно приложение за чат и видео разговори. Особено разпространено в Източна Европа и България. Макар че Viber е предимно разпознаван като средство за неформална комуникация, много хора го използват и по работа.
Популярността му и фактът, че почти всеки вече го има инсталиран на телефона си, го правят много удобен за комуникация. Това важи особено, когато става дума за общуване с клиенти и партньори извън обособения ни екип, тъй като не се налага някоя от страните тепърва да инсталира и разучава непознат софтуер.
Трябва да се има предвид, че Viber все пак не е създаден с цел бизнес срещи, така че не предлага всички необходими “екстри” на другите софтуери в списъка, но пък е бърз и лесен вариант за комуникация, включително и за виртуални срещи, и изпращане на файлове за ежедневна употреба.
7. Skype
Добрият стар Skype също е опция за видео срещи. Компанията е основана още през 2003 година и преди бума на социалните мрежи беше един от най-разпространените методи за онлайн комуникация. Това, също като Viber, го прави добър вариант за комуникация с клиенти и хора от различни компании и екипи, които нямат обща платформа и методика на работа.
Приложението е безплатно и има всички стандартни и необходими инструменти за конферентни видео срещи, чат и обмяна на файлове.
8. Slack
Slack е силно популярен в Западните Европа и САЩ, както и сред IT и дигиталната общност. По-често приложението се използва за чат, но предлага и опция за видео разговори. В безплатната си версия обаче това е само среща 1:1, а за групови видео срещи трябва да използвате някои от платените абонаменти, които обаче имат доста ограничения в броя на участниците. От друга страна, този софтуер е много удобен с възможността за създаване на отделни “канали” по теми, екипи, проекти или какъвто друг признак ви е необходим за разделяне на разговорите и участниците в тях.
9. Zoho Meeting
Това е друга доста популярна платформа за видео конферентни срещи. Безплатният вариант на Zoho Meeting е силно ограничен, като предлага срещи само с до трима участника, но пък месечните абонаментни планове са разделени за бизнес срещи (от €3 до €12) и провеждане на уебинари (от €11 до €200). Приложението има всички необходими функции за виртуални срещи, включително и интерактивни анкети, и споделяне на контрола на десктопа на участници.
10. Jami
Още един софтуер, който в маркетинга си набляга най-вече на своята сигурност и анонимност. Jami предлага безплатно криптирана връзка “от край до край”, съвместимост с всички операционни системи, както и анонимност при създаване на профил. Особено подходящ за потребители, чийто приоритет е сигурността и запазването на лични данни, докато същевременно използват приложение, което има всички базови функции за конферентни видео и чат срещи, споделяне на екран и файлове.
Интерактивни добавки
Освен за стандартните функции при видео конферентен разговор, е добре да помислите и за допълнения, които да направят срещите ви по-интерактивни, интересни и информативни. Някои от изброените софтуери предлагат вградени подобни инструменти, но можете да изберете други варианти и да споделяте линкове или екрана си за демонстрация.
Бели дъски (whiteboards)
Във физическата ни реалност и комуникацията на живо белите дъски са неделима част от конферентната зала. Удобни са за визуализиране на идеи и процеси, както и акцентиране на важни теми. Естествено е те да се използват и при виртуална комуникация със същите цели.
Анкети
Въпросниците също са вградена функция в някои от изброените по-горе софтуери, а винаги може да се използва и линк към добре познатите Google Forms. Това е удобен начин за запитвания, предложения от страна на участниците или форма на интерактивен принос към срещата и дискутираната тема. Начините за използване на анкети по време на срещата са безброй и зависят от нуждите и креативността на екипа ви.
Ментални карти (mind maps)
Това е друг илюстративен метод за предоставяне на информация. Може да се използват, както и предварително подготвени ментални карти, за да представите проекта си по-детайлно, така и карти, които да създавате карта по време на самата среща. Този тип софтуер е идеален за брейнсторминг сесии, например.
Как да подберем най-добрия софтуер за нашите онлайн срещи?
Въпросът с избора на софтуер за онлайн срещи с екипа и клиентите не бива да опира само до това коя е най-разпространената платформа. Решението трябва да бъде проучено и внимателно обмислено, за да може приложението наистина да ви служи. Ето кои фактори да вземеш под внимание, когато избираш и оценяваш програмите за видео връзка:
Какви са целите на виртуалните срещи
Добре е, когато избираш софтуер за виртуални срещи с екипа си, да вземеш предвид специфичните нужди за вашите съвещания. Прецени дали обикновено срещите ви протичат бързо и праволинейно, придържайки се стриктно към разговори и дискусии. А може би имате нужда от инструменти за презентиране и нагледно илюстриране на идеи, проекти, продукти и порцеси? Често ли се налага да прожектирате създадени от вас материали, т.е. – имате ли нужда да споделяте екран при дистанционни срещи?
Мащаби и бюджет
Много важно е да прецениш колко време нормално отделяте за срещи и дали, например, ще ви стигнат ограниченията в безплатните версии на софтуерите за виртуална комуникация или ще трябва да помислиш за платен абонамент. Също така, помисли колко души ще се включват в срещите едновременно, ще ви се налага ли да каните и други екипи например или планирате провеждане на онлайн обучения и уебинари за по-широка публика. Ключов, разбира се, е бюджетът ви – можете ли да отделите средства за ежемесечен абонамент, или ще трябва да се впишете в безплатните пакети на софтуерите и техните ограничения? Ако не можете да отделите финанси за подобен софтуер, то първоначалното ви проучване и сравняване на програмите трябва да е особено внимателно, за да изберете приложението с най-много и добри инструменти в безплатните си версии.
Възползвайте се от безплатните пробни периоди
Дори и ако вземеш предвид всички споменати по-горе фактори и ясно разпишеш потребностите си за виртуални срещи, все пак избраният от теб софтуер може “на хартия” да разполага с всички нужни инструменти, но въпреки това да се окаже непрактичен за употреба от вашия екип. Задължително се възползвайте от опциите за безплатен пробен период и внимателно следи приложението, докато тече той. Анализирай неговата функционалност, потърси и обратна връзка от събеседниците и колегите си, за да сте сигурни, че е удобен и практичен за всички.
Организирайте обучения за използване на софтуера
Макар и приложенията за виртуални срещи да изглеждат достатъчно лесни за употреба и да са интуитивни за използване в дигиталната ера, добре е да подготвиш и проведеш обучение за хората от екипа си. Така ще имаш спокойствието, че всички са наясно със спецификите на конкретния софтуер, а също и ще можеш да ги запознаеш с някои от по-отличителните му и интерактивни функции, които иначе може да останат непонятни и неизползвани.
А ако искаш да увеличиш личната си способност да се фокусираш по-добре или тази на екипа си – в дистанционна среда или не, – виж e-mail курса ни Супер фокус. Създаден специално за заети хора, той се състои от 19 e-mail съобщения с най-важното, което трябва да знаеш, за да се фокусираш възможно най-добре и да елиминираш разсейването и отлагането. Можеш да го четеш и прилагаш със свое собствено темпо, когато и както ти е най-удобно. Запиши се сега и направи следващата стъпка към своята супер продуктивност.
