Ако си сред хората, които работят дистанционно отскоро, сигурно вече имаш някои нови навици, които ти помагат да пренесеш офисната среда вкъщи или на друго място, на което работиш. Но вероятно са ти останали и много въпроси или има работни процеси, които се усложняват, ако си в ролята на онзи, който ръководи други хора.
В блога стартирахме серия от материали в помощ на хората, които за първи път работят дистанционно. След като разгледахме основните неща, които е добре да знаеш за този тип работа и обърнахме по-специално внимание на „дистанционната продуктивност“, време е да видим и какво можеш да направиш, ако ръководиш екип, който работи от разстояние, за да улесниш работата им и да поддържаш мотивацията им.
Дистанционна организация… Какво е това?
Ако повечето ти стаж е преминал в офис, а отскоро работиш дистанционно, сигурно имаш усещането, че някой просто е хванал офиса ти и го е преместил онлайн, заедно с всички срещи, организационни проблеми и други неразбории, но без добрите му аспекти, като например истински хубавото кафе от машината в офиса. Ако се чувстваш по този начин, много вероятно е да е точно така.
Повечето организации, които пренесоха работата си онлайн през 2020, продължиха да следват същите работни процеси, както и тогава, когато всички бяха заедно в офиса. Това обаче невинаги е най-ефективният метод на работа. От друга страна, работните процеси, които са били специално оптимизирани за дистанционна работа на целия екип, често са по-ефективни от обичайните и могат да се ползват за подобряване на продуктивността на хората, независимо от физическото място, на което работят.
Компаниите, които работят изцяло дистанционно и никога не са имали офиси, често имат пъстри международни екипи. В тях има членове от всички точки на света, работещи сред разнообразие от часови зони. (Любимият ми пример от моята практика е проектен екип с представители на 15 различни държави, с които работих преди няколко години… в който при всяка онлайн среща имаше поне един човек, който говореше с останалите от леглото късно вечер, след като семейството му отдавна е заспало или много рано сутринта, докато служителите по почистването обикаляха около него из офиса, в който той беше дошъл сам, часове преди началото на работния ден.) Значителна част от членовете на екипа е възможно изобщо да не се срещат помежду си (дори и онлайн) в рамките на работния си ден. Това е една от причините, поради които работните процеси в един типичен дистанционен офис са изначално планирани и разработени по различен начин от тези в компаниите, където хората са физически заедно.
Друга причина начинът на работа на едните и другите компании да се различава е в желанието на хората, които целенасочено търсят дистанционна работа, да имат свобода както от стандартното работно място, така и от обичайното работно време. Често това са дигитални номади, които пътуват, докато работят или хора, които искат да организират работния си ден така, че да имат добър баланс между работа и почивка, но и да вършат ефективно ежедневните си задачи.
Основни принципи на дистанционните работни процеси
За да отговорят на тези очаквания на екипите си (а често и на мениджърите си), дистанционните компании обикновено прилагат следните принципи:
- Повечето работни позиции нямат фиксирано работно време. Изключение правят служителите по поддръжката или такива, които общуват с крайни клиенти или партньори – те имат предварително обявени часове, в които могат да бъдат открити в случай на нужда.
- Вместо определен брой работни часове, всеки служител има поставени цели и задачи. Той знае какви са те, проследява ги и работи на принципа Ако работата ми е свършена, няма значение точно колко часа съм работил или кога.
- За да бъде възможно това, мениджърът, който възлага задачите, спазва следните правила:
- Определя основните цели, които екипът му следва да постигне в рамките на общата дейност. Може да ги формулира общо за целия екип, за всяка от позициите в него или индивидуално за всеки от членовете му – в зависимост от размера на екипа и спецификата на работата.
- Формулира основните задачи и техните подзадачи, които екипът следва да изпълнява, за да бъдат постигнати дефинираните цели в зададените за това срокове. Определя и приблизително колко време би следвало да отнеме работата по всяка задача.
- След този анализ разпределя задачите към екипа си, като се съобразява с договорената с тях работна заетост: тоест, ако даден служител е нает на пълен работен ден, му възлага приблизително толкова работа, колкото би уплътнила съответния брой работни часове.
- Периодично проследява изпълнението на отделните задачи и постигнатите резултати, но не и отработеното време или частта от денонощието, в която всеки от хората му работи.
- Веднъж на няколко месеца преформулира целите и задачите, според необходимостта на компанията и на цялостния работен процес.
Тези принципи дават голяма свобода, но и вменяват отговорност на всеки член на екипа. Често те се оказват много добре работещи и в традиционна офис среда. Дори и да не успееш да приложиш частта с пълната гъвкавост на работното време, помисли как можеш да управляваш екипа си, като разчиташ възможно най-много на цели и резултати, вместо на отчитане на отработено време.
Но как да разбера как върви работата?
Като част от работата си често провеждам обучения и консултации на екипи, преминали от офис към изцяло дистанционна среда, а впоследствие – и към хибриден модел на работа. Повечето компании и организации, които преминаха към дистанционна работа през 2020 г., още тогава имаха планове работата им да остане частично дистанционна под някаква форма (определен брой часове в месеца или ротация на служителите им – докато част от екипа е в офиса, друга част работи извън него). Почти всички мениджъри на такива екипи се сблъскаха с въпроса: Как да съм в течение кой от служителите ми по какво работи в момента?
Някои бяха решили този проблем с периодични онлайн срещи на екипите си (така че да могат да присъстват и хората, които са в офиса, и тези извън него) с честота от веднъж дневно до веднъж месечно. Други си пишеха редовно по електронна поща или в чат. Повечето се чувстваха неефективни и споделяха, че нещо им липсва, когато са далече един от друг и въпреки всички усилия, не са в течение с работата на колегите си по същия начин, по който са били, когато са работили физически заедно.
Някои от тях вече бяха тествали различни софтуери за управление на задачите, за да записват в тях списъците си с ангажименти. Други ги ползваха активно… но сякаш почти никой не беше преминал изцяло към подобен софтуер и не му се беше доверил напълно. А точно този тип софтуер е сред най-верните помощници на един дистанционно работещ екип.
След като разпределиш задачите и поставиш целите, най-естествената следваща стъпка е да въведеш всичко в софтуера за управление на задачи и да проследяваш движението им през него. Кой от популярните софтуери ще избереш – Trello, Asana, Basecamp или друг – е важно, но по-важно е да имаш доверие на служителите си. Дай им ясно да разберат, че софтуерът е инструментът, който целият екип ползва, за да знае как върви работата на останалите, грижи се информацията в него да бъде актуална и забрави за микромениджмънта. Колкото по-често питаш хората си какво се случва с работата им и какво правят в момента, толкова по-голямо усещане за недоверие създаваш… когато всъщност целиш точно обратното.
„От толкова много онлайн срещи и чатове не мога да си свърша работата“
Когато не виждаш колегата на бюрото му, е трудно да разбереш и какво точно прави… и дали няма да прекъснеш мисловния и работния му процес, ако му пишеш в чата или му звъннеш. Затова и отдавна съм фен на асинхронната комуникация и я препоръчвам като основен метод на общуване в дистанционните екипи. Освен че тя предполага да не прекъсваме колегите си по няколко пъти на ден, фактът, че се състои от писмени съобщения, има и една допълнителна полза: те създават архив на проведената комуникация и взетите решения, към който можем лесно да се върнем на по-късен етап, ако ни потрябва.
За да направиш екипа си възможно най-ефективен, силно препоръчвам да въведеш правила на асинхронна комуникация, валидни за всички. Обмисли следните неща:
- Колко време е допустимо едно съобщение да остава без отговор? Когато търсиш отговора на този въпрос, мисли както за комуникациите вътре в екипа, така и за тези с клиенти и други външни контрагенти. В идеалния случай, при добре организирани работни процеси, в които хората могат да работят независимо един от друг през по-голямата част от времето, период от 3-4 часа, през който хората могат да не отговарят на съобщения, е напълно приемлив. Той дава достатъчно време на екипа за фокусирана работа, без да нарушава нито работния процес, нито комуникационния. В повечето случаи подобно време за изчакване на отговор е приемливо и за комуникациите с външни на екипа страни. Ако има случаи, в които не е така (например, правите продажби и затварянето на сделките зависи от бързината на отговорите ви или сте в отдел по техническа поддръжка, от който клиентите очакват бързи реакции), най-ефективното решение е да имаш служители, чиято основна задача е да обработват запитвания и да дават бързи отговори на настоящи и потенциални клиенти и партньори. Постарай се те да разполагат с възможно най-много данни и информация, за да не се налага да прекъсват работата на останалите си колеги при постъпил въпрос отвън. Ако това не е напълно възможно, при повечето компании и браншове е напълно допустимо отговорният за комуникацията човек да върне бърз отговор, в който да каже, че това запитване ще отнеме малко повече време и че клиентът може да очаква отговор до 1-2 дни например.
- Помисли за въвеждането на т.нар. фокус ден. Това е изключително добре работеща практика, потвърдена от много мои клиенти и техните екипи като супер ефективна, полезна и удовлетворяваща за всички в една организация. Фокус денят е един ден от седмицата, през който си въвеждате правило да не се търсите помежду си и да не провеждате срещи. Всеки от екипа се очаква да планира за този ден задачи, които изискват концентрация и да има възможност да ги върши в пълна тишина и на спокойствие. Този ден може да бъде плаващ и да се уговаряте за него изрично, но най-добре работи (и най-лесно се запомня), ако е един и същи всяка седмица. Повечето екипи, с които работя, установяват в практиката, че най-подходяща за екипен фокус ден е срядата. Тя е в средата на седмицата, по-малко хора са склонни да си правят срещи тогава (а тези, които ги правят, по-лесно приемат отлагане и то винаги може да се направи „за утре“ или „за вдругиден“, защото след срядата има още два работни дни), вече е минало достатъчно време от понеделник, за да се натрупат задачи, изискващи фокусирано внимание и след нея има още два дни за вършене на останалата работа и за наваксване на приказките с колеги и клиенти.
- Въведи практиката на писмена асинхронна комуникация и продължителни периоди от време за фокусирана работа и я спазвай. Разпиши ясни и точни правила, валидни за целия екип, относно сроковете на отговор за различните типове комуникации и се старай да даваш пример, като лично се придържаш към тях и деликатно напомняш за правилата на колегите, които ги нарушават.
Да си насаме по цял ден е въпрос на избор
Работата от вкъщи предполага да сме насаме по време на работния ден, но това не означава, че тя трябва да се превърне в повод да спрете да общувате помежду си и да се виждате на живо извън работата. Дори напротив – дистанционната среда също позволява на човек да бъде социално активен.
Ето някои идеи как да стимулираш социалните контакти между хората в екипа си, ако работят далеч един от друг:
- Споделяйте обедната почивка (понякога). Ако живеете на места, които ви позволяват да обядвате заедно, правете го, по начин, който е приемлив и удобен за всички, например за по сандвич в парка, около който живеете, когато времето е слънчево или в удобно за всички заведение. Ако сте наистина отдалечени (разпръснати из голям град, в различни населени места или дори държави), от време на време си организирайте виртуални обедни почивки, на които пускате камери (или поне микрофони) и обядвате заедно. Докато свикнете с виртуалните срещи за обяд, може би ще се чувствате леко странно, но след време е много вероятно да ви хареса, че имате компания, докато хапвате. Помисли и за други виртуални срещи, които да звучат и да се усещат естествено, като служат и за сплотяване на екипа – например да поиграете заедно онлайн игри някой ден след работа.
- Насърчавай колегите си да почиват по обяд. Не всяка обедна почивка трябва да бъде екипна. Остави на хората и време да излязат на разходка, да поспортуват или да се видят с приятели, с които живеят наблизо. Дистанционната работа предполага дори повече срещи с хора, различни от колегите, ако човек използва добре обедните си почивки и свободното време след работа. Насърчавай такива действия и давай пример, като и ти ползваш почивките си за нещо зареждащо, несвързано с работата и споделяш за това с екипа си.
- Създай „спам чат“. (А ако вече имате такъв, ползвай го активно.) Така нареченият „спам чат“ е отделно чат място (например канал) в софтуера, който обичайно ползвате за разговори, в което да си говорите за забавни неща, да си изпращате смешни картинки и вицове и да разпускате с колегите. Когато сте в едно физическо пространство, спонтанните забавни разговори се случват от само себе си, но когато всеки си е вкъщи, е добре активно да се стараете да пресъздавате и неформалните разговори, които сте имали в офиса. Подобни комуникации не са загуба на време, а основен инструмент, с който да поддържаш екипа си мотивиран и сплотен. (И в много случаи, ако нямаш отделно пространство за това, такъв тип общуване се самозаражда в чатове на служебни теми, с което разводнява дискусията и затруднява намирането на истински важната служебна информация по-късно.)
Да преминеш заедно с екипа си от познатия офис към дистанционна работа не е лесно, но е напълно възможно. И ако го организираш и управляваш добре, нищо чудно да ви хареса толкова, че да нямате желание някога да се върнете изцяло в офиса.
А ако мислиш, че с екипа ти имате нужда от развиване и на други умения за продуктивност, освен на тези за дистанционна работа, виж e-mail курса ни Супер фокус. Създаден специално за заети хора, той се състои от 19 e-mail съобщения с най-важното, което трябва да знаеш, за да се фокусираш възможно най-добре и да елиминираш разсейването и отлагането. Можеш да го четеш и прилагаш със свое собствено темпо, когато и както ти е най-удобно. Запиши се сега и направи следващата стъпка към своята супер продуктивност. А ако искаш подобно решение за целия си екип, свържи се с нас.
