През пролетта на 2020 г. на много хора в цял свят се наложи спешно да преминат към работа вкъщи. Много от тях все още са в този режим, тъй като той се утвърди като предпочитан от доста работодатели и работещи хора, чиято професия го позволява.
Една значителна част от работния ми живот премина в дистанционна работа, следя добрите практики на дистанционните компании от години и повечето от консултациите и обученията, които Супер продуктивност направи през 2020, бяха именно на тази тема. Затова реших да направя и серия от статии, в които да ти разкажа за най-важните аспекти на дистанционната работа.
В първата разгледахме основните разлики между „истинската“ дистанционна работа и работата от вкъщи. Споменахме и някои основни неща, които да имаш предвид, когато организираш работния си ден.
Днес ще навлезем малко по-навътре в любимата ми тема: продуктивността. Ще видим защо някои хора се справят с дистанционната работа по-добре от други, как да преодолееш основните предизвикателства на този начин на работа и как да планираш работния си ден, така че да успееш да си свършиш задачите за деня… а може би дори повече от тях, отколкото преди, когато ходеше в офиса.
Ставам ли за работа от вкъщи?
Често чувам този въпрос. Постепенно той сякаш отне първенството на другия, който ми задаваха най-често: Като не съм организиран човек по природа, как ще си подобря продуктивността?
И двата въпроса имат сходен отговор. Според мен няма хора, които „стават“ или „не стават“ за високо продуктивни, организирани служители или мениджъри. Нито такива, които са създадени да работят дистанционно, докато на останалите това не се удава.
Както продуктивността и добрата организация, така и дистанционната работа са умения, които всеки може да усвои. На някои хора им идват отвътре и им е по-лесно, но това не означава, че останалите не могат да работят по този начин – особено ако им се налага и това е единственият възможен режим за тях. Можеш да се научиш да го правиш и дори да ти хареса.
И все пак, кои са основните неща, които трябва да знаеш и умееш, за да работиш ефективно извън офиса? Освен тези съвети, които ще ти бъдат особено полезни, ако домашният офис си остава основен за теб, ето и някои общовалидни принципи, независимо откъде точно работиш.
Пребори се с отлагането
Чу ли вече за онези митични същества, които били анкетирани три месеца след началото на изолацията през март 2020 и които щастливо заявили, че откакто работят вкъщи, са станали с около 20% по-продуктивни отпреди? Работата в дома им помагала да се фокусират, както никога досега и били толкова щастливи, че нямали никакво желание да се връщат към обичайната офис среда.
Няколко различни проучвания в САЩ и ЕС твърдят, че те съществуват. И когато чуят за тях, много хора, работещи вкъщи, които едва устояват на изкушенията в хладилника или се чудят как да се справят с котката, която постоянно иска внимание, само поклащат глава невярващо.
Ако си по-скоро от втората група, но искаш (или ти се налага) да преминеш към първата, имам добри новини за теб: добрият фокус също е умение, което може да се научи от всеки. Всъщност, то беше сред най-желаните теми за онлайн обучение от нашите клиенти, затова и разработихме цял e-mail курс по темата.
Както всяко друго умение, умението да се фокусираш, да работиш, без да се разсейваш и да не отлагаш трудните задачи за по-късно, се усвоява с практика. Ако не го владееш или умението ти да се фокусираш е относително слабо, в началото ще ти бъде много трудно и почти всичко ще те разсейва – особено ако работиш вкъщи или в парка например. Но и както с всяко друго умение, колкото повече го упражняваш, толкова по-лесно ще ти става. (След години целенасочена практика, съм се научила да постигам добра концентрация минути след като се заема с някоя задача, независимо от обстановката наоколо, страничните шумове, преминаващите хора и каквото и да било друго.)
Ако нямаш навик да се концентрираш за продължителен период от време, особено върху трудни задачи, които се изкушаваш да отложиш, опитай следното:
- Наблюдавай се в продължение на една седмица. През това време отбелязвай в списък кои са най-трудните и неприятни задачи, от които най-лесно се разсейваш, когато започнеш работа или които изобщо не ти се ще да започваш и ги отлагаш, за да вършиш нещо друго.
- През следващите три седмици си постави за цел да работиш по една задача от списъка, без прекъсване, без отлагане и без извинения, в режим на пълна концентрация, по 30 минути на ден. Само 30 минути, всеки ден, без изключение. И без да се занимаваш повече със задачите от списъка – до следващия ден.
- След като минат трите седмици, постепенно опитай да увеличаваш това време с десетина минути седмично. Когато времето ти за фокусирана работа надвиши час, опитай техниката Pomodoro, за да го разделиш на по-малки части, така че да не се преуморяваш, но и да продължиш да работиш фокусирано.
Описаната по-горе техника цели да ти създаде навик и постепенно да тренира мозъка ти да работи концентрирано, без да се разсейва. Целта ѝ е да започнеш с възможно най-малкия интервал от време, който ще ти бъде лесно да спазваш и постепенно да свикнеш да го увеличаваш. По този начин след известно време целиш да стигнеш дотам, че да прекарваш поне половината си работен ден в концентрирана работа. Освен това, колкото повече мозъкът ти свикне да се фокусира и да не се разсейва, толкова по-лесно ще ти става да се върнеш обратно към онова, което правиш, дори и някой да те прекъсне.
Как се яде слон… вкъщи?
Когато си в офиса, често има с кого да поговориш относно планирането и разпределянето на задачите ти. Обикновено можеш да се обърнеш към ръководителя си или към колега, когато не ти е ясно как да подходиш към голяма и сложна задача. Както в познатата поговорка, че слон се яде на малки хапки.
Но какво да правиш, когато колегите ти не са толкова лесно достъпни и не можеш да отидеш до нечие бюро, когато ти трябва съвет, а не ти е удобно постоянно да им звъниш или да пишеш в служебния чат с въпроси?
Опитай да си съставиш списък на основните неща, които имаш да свършиш до края на седмицата или месеца. След това за всяко от тях направи още един списък, който да отговаря на въпроса: кои са възможно най-дребните действия, които е необходимо да свърша и в каква последователност, така че да получа желания краен резултат от тази задача? Опитвай да разбиеш всяка стъпка на още по-малки и по-малки, докато стигнеш до възможно най-малките и конкретни „хапки“, с които да изядеш „слона“.
Запази тези списъци и ги ползвай по следния начин:
- Когато си съставяш списък със задачите за деня или седмицата, избирай директно от тях и вписвай тях в списъците, вместо по-големите задачи. Така ще ти бъде и много по-лесно реалистично да планираш времето си и да включиш в списъците си неща, които наистина можеш да свършиш за това време.
- Когато се опитваш да работиш фокусирано, също избирай задачи от тези списъци. По този начин ще ти бъде много по-лесно да се концентрираш, без да се разсейваш, защото задачата, която изпълняваш, ще ти изглежда много по-лека и ще ти бъде далеч по-лесно да си кажеш Само довършвам това и ще си почина малко. Така ще имаш и по-голямо чувство на удовлетворение, защото многократно през деня ще довеждаш някаква задача до край и ще имаш усещане за постижение, вместо да оставаш с чувството, че дни наред работиш по нещо огромно и тежко и все така не му се вижда краят.
- Блокирай няколко отрязъка от време по 2-3 ч календара си и се постарай във всеки от тях да работиш по сходни задачи. По този начин избягваш напрежението и разсейването от превключването между различни типове работа и става по-лесно да навлезеш в „зоната“ – онова състояние, в което работиш съсредоточено и времето сякаш спира. Един от тези блокове може да бъде отделен за e-mail съобщения, чатове и телефонни разговори, вместо да ги оставяш да те прекъсват през целия ден. Повече по темата можеш да видиш в тази статия за асинхронната комуникация и ползите от нея.
Както виждаш, с още малко опит и добри практики можеш да подобриш продуктивността си, когато работиш вкъщи. Може би и повече, отколкото в офиса… и дори да ти остане време за допълнително обучение и развитие на уменията ти?
