Ако сме работили заедно, ако си сред участниците в програмата „Ключови умения за супер продуктивност“, ако ме следиш онлайн или ако сме разговаряли на живо за повече от 30 минути, концепцията за блоковете от време сигурно ти е позната. 🙂 Ако все още не ти е попадала, ето какво представлява.
След като определиш най-важните си цели, преглеждаш календара си и решаваш по колко време дневно ще посветиш на работата по всяка от тях. След това нанасяш съответните времеви блокове в календара си веднъж, повтаряш ги толкова често, колкото искаш да работиш по всяка от целите и през това време работиш само и единствено по съответната цел. Например, аз имам блок от време за фитнес два пъти седмично, който включва стигане до залата, тренировка и прибиране вкъщи (или придвижване до мястото на следващата ми среща). Друг блок, който заема няколко часа от всеки мой работен ден, е развитието на Супер продуктивност, проучването на новости и работата по нови продукти и услуги.
Какво обаче е съдържанието на тези блокове и как организираш задачите вътре в тях?
Признавам си, че аз самата доскоро не го правех по най-оптималния начин, въпреки че съм чела много за него, препоръчвала съм го на клиенти и съм получавала страхотни отзиви. Става дума за комбинирането на задачите по тип.
Какво означава това на практика? Съвсем просто е: работиш по задачи от един и същи тип заедно. Например, вместо да проверяваш електронната си поща всеки път, когато получиш нещо или по няколко пъти дневно, го правиш само веднъж през деня и тогава обработваш кореспонденцията си за целия ден. Или не вдигаш телефона си, а го оставяш на тих режим и отделяш по един час дневно, за да проведеш всички планирани изходящи разговори и да върнеш пропуснатите обаждания. Тази техника има и по-„екстремна“ версия: отделяш цял ден от седмицата само за определен тип работа и нищо друго (или ако тя не отнема цял ден, решаваш, че ще я вършиш само през определен ден и няма да планираш задачи от този тип през другите дни). Ако вече поне малко ме познаваш, знаеш, че чуя ли за нещо екстремно, рано или късно решавам да го тествам. 🙂
Досега правех публикациите във Facebook страницата на „Супер продуктивност“ една по една, на съответния ден, в който се появяват, въпреки функцията за отложено публикуване. Миналата седмица реших да започна да подготвям всички публикации предварително, буквално една след друга, всеки четвъртък. Правих ги при равни други условия (без да се разсейвам, в същия обем и със същия софтуер) – единствената разлика между двете седмици беше, че през едната правих всяка публикация поотделно, а през другата ги подготвих накуп в един четвъртък следобед. Засичах си времето с Toggl Track и след експеримента извадих отчет за сумарното време за седмицата, което ми е отнела задачата „Facebook публикации“ в единия и в другия случай.
Когато правих всяка публикация поотделно, общото време за седмицата беше 34 минути.
Когато събрах всичко накуп, същото количество работа ми отне 18 минути или почти 50% по-малко време!
Причината: когато преминаваме от една задача към друга, мозъкът има нужда от време да се пренастрои. В това превключване се губи време – според изследване на Американската асоциация на психолозите, преминаването между различни задачи може да доведе до 40% загуба на продуктивност (както потвърди и експериментът). В случая, въпреки че задачите са различни, когато са групирани, успявам да излъжа ума си, че всъщност извършвам едно продължително действие, вместо множество отделни, тъй като контекстът и типът им са еднакви и използвам едни и същи софтуерни инструменти. Хитро, а? 🙂
Следващия път, когато си правиш списък на задачите, опитай да ги групираш по типове и да ги изпълняваш заедно. Ако ти е интересно колко време ще спестиш, засечи го – най-вероятно ще се изненадаш приятно.
Искаш ли да получаваш още полезни статии като тази, без да се налага редовно да проверяваш сайта ни за нови публикации? Запиши се в нашия e-mail бюлетин и ние редовно ще ти изпращаме най-доброто от сферата на продуктивността.
