Случвало ли ви се е някога да погледнете назад към изминалата седмица с неприятното чувство, че не сте свършили толкова работа, колкото ви се е искало? Когато изграждате успешна кариера или собствен бизнес, вашето време е може би вашият най-ценен актив, а приходите са пряк резултат от начина, по който изразходвате времето си. Не можете да си купите повече време, а часовникът постоянно тиктака. Преди няколко години открих лесна система, която ми позволи почти да утроя производителността си и в тази статия ще споделя някои много практични идеи, които можете да приложите веднага, за да увеличите своята ефективност, без да работите повече, отколкото сега.
Водете си подробен дневник на времето
Първата стъпка към по-добро управление на времето е да откриете как в момента изразходвате времето си. Воденето на дневник е много ефективен начин да постигнете това и след като го опитате дори за ден, ще добиете ясна представа къде отива времето ви. Самото следене на времето често води до осъзнаване на някои неосъзнати навици, което ще ви даде възможност да ги разгледате внимателно и да ги промените.
Ето как да си водите дневник на времето. През деня си записвайте кога започвате и спирате с дадена дейност. Обмислете използването на хронометър за да записвате времевите интервали за всяка дейност. Можете да го правите само през работното си време или през целия ден. В края на деня, организирайте всички времеви отрязъци в общи категории, и вижте каква част от времето си посвещавате на всеки вид дейност. Ако искате да бъдете точни, водете дневника за седмица и пресметнете процента от общото време, което отделяте на всяка дейност. Бъдете възможно най-подробни. Обърнете внимание колко време отделяте на електронна поща, четене на новини, сърфиране в мрежата, телефонни обаждания, хранене, лична хигиена, и т.н. Ако станете от стола си, това може би означава, че трябва да го впишете в дневника си. Аз обикновено завършвам деня си с около 50-100 вписвания в дневника си.
Може да се изненадате, че прекарвате само малка част от работния си ден в същинска работа. Изследванията показват, че средностатистическия служител извършва същинската си работа само за 1.5ч. от работния си ден. Останалата част от деня си прекарва в социализация, пиене на кафе, почивки, хранене, не-свързана с работата комуникация, прехвърляне на пресата и много други извънработни дейности. Средностатистическият служител дори не започва работата си преди 11ч сутринта и плавно приключва дейност около 15:30 следобед.
Анализирайте резултатите
Първият път когато си водих дневник на времето, завърших седмицата с 15 часа същинска работа от около 60 часа прекарани в офиса. Въпреки, че бях близо двойно по-продуктивна от обикновения служител, аз все пак бях притеснена от резултата. Какво се беше случило с тези 45 часа? Моят дневник ми показа всички времеви пробойни, за които не си давах съзнателно сметка – прекалено честото преглеждане на електронната пощата, прекален перфекционизъм относно дейности, които няма нужда да бъдат извършвани, прекаляване с четенето на пресата, прекалено много време за хранене, прекъсвания на работния процес, които могат да бъдат избегнати и др.
Пресметнете своя личен коефициент на ефективност
Когато разбрах че прекарвам 60 часа в офиса, но извършвам едва 15 часа ефективна работа, започнах да си задавам някои интересни въпроси. Доходът ми и чувството ми за реализация зависеха само от тези 15 часа, а не от цялото време, прекарано в офиса. И така реших да започна да изчислявам дневния си коефициент на ефективност като сумата от времето, което прекарвам в същинска работа върху цялото време, прекарано в офиса. И докато в началото със сигурност се притеснявах, че работя само 25% от времето, също така осъзнах, че ще бъде доста глупаво просто да работя повече часове.
Ето я и формулата:
Коефициент на ефективност= времето, прекарано в същинска работа/времето прекарано в офиса
Намалете работните часове, за да увеличите ефективността
Ако някога сте опитвали да дисциплинирате себе си и да свършите нещо, за което не сте истински мотивирани, най-вероятно не сте успели. Това беше естественият резултат за мен, когато се опитвах да се дисциплинирам и да работя повече. Всъщност, допълнителното усилие ме демотивираше и сваляше още повече коефициентът ми на ефективност. И така, неохотно реших да опитам да приложа противоположния подход. На следващия ден щях да си позволя да работя само пет часа в офиса, а в останалата част от деня нямаше да работя изобщо. Е, нещо доста интересно се случи, както сигурна съм можете да си представите. Мозъкът ми би трябвало да е осъзнал, че работното време е ограничен ресурс, защото работих почти през целите пет часа и постигнах коефициент на ефективност от над 90%. Продължих с експеримента до края на седмицата и завърших с 25 часа същинска работа от общо 30 изработени часа в офиса и коефициент на ефективност от над 80%. И така успях да съкратя седмичното си работно време с 30 часа и в същото време добавих 10 часа ефективна работа. Ако вашият дневник показва, че коефициентът ви на ефективност е нисък, опитайте драстично да ограничите общото си работно време за един ден и вижте какво ще се случи. Веднъж мозъкът ви да осъзнае, че работното време е ограничено, вие внезапно ставате много по-ефективни, защото се налага да бъдете. Когато времето ви притиска, вие обикновено намирате начин да си свършите работата. Но когато имате цялото време на света е доста по-лесно да бъдете неефективни.
Плавно увеличете работните часове, докато поддържате най-висока ефективност
За период от няколко седмици успях да поддържам своя коефициент на ефективност над 80%, докато плавно увеличавах седмичното си работно време. Успявам да поддържам това от много години и до сега и средно постигам по 40 часа ефективна работа на седмица, като прекарвам около 45 часа общо в офиса. Това се оказа идеално за мен. Ако опитам да прекарам повече време в офиса, производителността ми рязко спада. Интересното е, че системата, която ми позволи да оптимизирам своята работна ефективност също така доведе до изключителен баланс във всички останали сфери на живота ми. Този подход ми позволи да утроя своята бизнес продуктивност и в същевременно спечелих много време за личните си интереси.
Воденето на дневник на времето е интелигентен избор за подсигуряване на оптимална производителност без да увеличаваме работните си часове. Има нужда да го правим периодично, за да постигнем тези ползи. Аз го правя за една седмица на всеки 3-6 месеца и през годините доведе до голяма промяна за мен и винаги ми носи нова информация. Ако твърде много месеци пропускам да си водя дневник на времето, продуктивността ми плавно спада и се завръщам към несъзнателните вредни времеемки навици. Може би и на вас ви прави впечатление, както и на мен, че вашето лично усещане за продуктивност е тясно свързано с количеството същинска работа, което извършвате. Когато имате усещането, че вашата продуктивност е по-ниска, отколкото ви се иска, повишете своята осъзнатост с воденето на дневник, измерете своя коефициент на ефективност и след това оптимизирайте своята ефективност, за да повишите продуктивността си до нивата, които ви задоволяват.
Воденето на дневник на времето е дейност, която ви дава голямо преимущество- изисква много малко време, а в дългосрочен план дивидентите са много високи.
Източник: Стив Павлина
Искаш ли да научиш още по темата? Запиши се в нашия бюлетин, в който редовно ти изпращаме информация за последните новини на тема продуктивност. При записването ще получиш и безплатна книга с 10 най-важни неща, които трябва да знаеш за продуктивността.
