Оптимизацията на бизнес процесите е една от любимите ми теми, по която винаги си говоря с хората с удоволствие. 🙂 Така беше и в случая с това интервю, в което Божана Загорчева – project manager с богат и разнообразен опит в оптимизациите на работни процеси – ми сподели повече за процесите, устойчивостта, защо тези теми са важни и как един малък бизнес може да ги използва като инструмент за справяне с кризи.
Разкажи малко повече за себе си и за работата си.
Казвам се Божана, живея и работя в София от 3 години. По образование съм финансист, но кариерата ме завъртя в доста по-различна насока – тази на управление на проекти и оптимизация на процеси, както и някои функции по бизнес развитие. През годините съм била в екипите както на големи корпорации, така и на НПО, публичен сектор, стартъпи.
А би ли споделила и нещо за себе си извън работата?
В свободното си време се занимавам с какво ли не – доброволствам в дом за деца без родителска грижа, пея в хор (уви, това в момента е в изчакване). Обичам природата, тя ме зарежда и съответно разходките в планината са чести също. Извън това моят голям интерес и основна тема в последните години е устойчивото развитие. Именно на тази тема заедно с моя партньор Симона Стилиянова стартирахме Основа – съветник за устойчив бизнес, където комбинирам този засилен интерес и уменията, придобити през годините.
Има ли принципи и съвети за организацията на процесите в един малък бизнес, които считаш за основни и общовалидни?
Принципите за организация на процесите са абсолютно общовалидни, без значение дали говорим за малък бизнес или корпорация. Бих се спряла на два основни:
- Седмична среща на екипа – даже да сте двама, отделете 20 мин седмично, за да направите разбор на случилото се ефективно и фокусирано. При по-голям екип – за да имате еднакво разбиране накъде върви фирмата, какво е постигнато и къде има потенциални затруднения.
- Едно място за събиране на информация и знание – има толкова много онлайн платформи за това. Изберете такава, която ще приляга на вашите нужди. Не е задължително да се спирате на сложни и тежки инструменти, ако бизнесът ви борави с малко данни и информация, но е важно всичко да е на едно място, за да създадете база на знанието.
Когато работя с клиенти, чиито бизнеси са малки, често чувам възражения като Ние не сме корпорация, не са ни нужни подробно разписани процеси. Какво мислиш ти по тази тема?
Смятам за важно основите на структурираните процеси да бъдат полагани навременно, защото при вече заработила „машина“ промяната впоследствие е по-трудна. Случващото се в една организация може да е свързано с разрастване на бизнеса, изменения в екипа, трупане на знания и опит и други. За да може всички промени да се случват плавно и без сътресения, базовите процеси са задължителни. Ако няма структурирана информация под някаква форма, тя може лесно да се изгуби или изкриви. Не е необходимо процесите и знанието да се разписват в тежки процедури и наръчници. Всеки бизнес може да подготви насоки за работата в организацията, които да са лесно смилаеми, с основни моменти. Ангажирането на екипа в това също е добър подход и носи стойност за всички страни.
Какво е устойчив бизнес и защо е важно нашият да бъде такъв? Какви препоръки и насоки би дала на хората, които искат да направят дейността си устойчива, но не знаят как и откъде да започнат?
Под устойчив бизнес се влага различно значение в зависимост от контекста. За мен устойчив бизнес е „зелен бизнес“. Бизнес, който печели, но същевременно не прави компромис с отпечатъка, който оставя върху природата. В зависимост от сферата на дейност винаги може да се започне с малките, прозаични неща – рециклиране на офис консумативи, по-разумно потребление, използване на енергия от възобновяеми източници, премахване на пособия за еднократна употреба, зелен хостинг в контекста на ИТ фирмите. Най-доброто решение е темата за устойчивостта да залегне в ценностите на компанията, да се правят регулярни инициативи, да се комуникира със служители и клиенти, за да остане трайно.
В съвременния свят често се сблъскваме с кризи. Какви насоки би дала на собствениците на малки фирми, на които се налага да реорганизират дейността си спешно, в отговор на неблагоприятни външни обстоятелства?
За мен особено важно е да се запази чувството за екипна работа и дух. От една страна, чисто човешки да знаеш как са колегите, от друга, организационна – да се знае кой докъде е стигнал със задачите си. Екипни срещи на определени теми са вече не препоръчителни, а задължителни. Всеки ръководител може да намери мярката и формата за това. И да – екипни срещи с включени камери, няма как да не го спомена. 😊
Какви съвети би дала относно планирането на бъдещите ни дейности в периоди на криза и несигурност?
Още ситуацията през 2020 наистина показа, че компаниите с гъвкави процеси и бизнес модели са тези, които могат да преминат през трудностите чисто организационно с минимални поражения. Та, подготовката би била – правете процесите си дигитални, забравете хартията и тефтерите. Дигиталните процеси можете да използвате отвсякъде, по всяко време, във всяка обстановка. Давайте свобода на служителите да работят извън офиса, за да видите как това се отразява на тяхната продуктивност.
Можем ли не само да се справим с последиците от кризата, а и да използваме този период, за да направим процесите си по-добри, да повишим продуктивността си и да направим бизнеса си по-устойчив?
Разбира се, свободният капацитет може да бъде реализиран в различни вътрешни инициативи. Може да бъде много полезно да се направят сесии за събиране на идеи и обратна връзка от служителите, след което самите служители да се ангажират с конкретни инициативи. Процесите в детайл се правят най-добре от хората, които ги извършват, така че времето може да бъде много добре оползотворено.
Какво би казала на читателите на блога ни, които са разтревожени за бъдещето на дейността си? Какво правиш ти, за да постигнеш спокойствие и баланс при ситуации на криза в работата?
С две думи – вглеждане навътре. Стремя се да гледам положително на предизвикателствата и да видя какво мога да свърша, вместо да се притеснявам какво не мога. Екипът, с който работя, също е ключов фактор. Ако има подкрепа, прозрачност, разбиране и съдействие, кризата може да се усети по-леко на чисто емоционално ниво.
Ако искаш да се увериш, че няма да пропуснеш и следващия ни толкова полезен материал, стани част от абонатите на нашия e-mail бюлетин. На всеки две седмици ще ти пишем за най-новото по темите лична и екипна продуктивност.
