Как да определим приоритетите си е много важен въпрос, ако искаме да постигнем висока продуктивност. Някои автори дори биха казали, че не е възможно да имаме повече от един приоритет. (В оригинал тази дума е била в единствено число, тъй като е възникнала с идеята да посочи кое от всички „важни“ неща е най-важно в дадения момент.)
Има много начини да подходим към нашите задачи и да зададем приоритети (един или повече). В програмата Ключови умения за супер продуктивност представяме различни подходи в по-голяма дълбочина, а в тази статия ще се спра на един от тях.
Тази матрица, позната като матрица на Айзенхауер, е сред най-популярните инструменти, използвани от автора Стивън Кови (бившият президент на САЩ Дуайт Айзенхауер и Кови са разработили матрицата всеки поотделно, независимо един от друг) и в нея се крие и тайната на неговата лична продуктивност. Матрицата се състои от четири квадранта, в които следва да разположим всичките си задачи, като се съобразим с тяхната спешност, от една страна и с тяхната важност, от друга.
Квадрант 1: важни и спешни
Например пожар или обаждане от най-важния ти клиент, който има нетърпящ отлагане проблем. Това са неща, които изискват твоето незабавно внимание и е най-добре за теб и/или за околните да ги свършиш веднага.
Квадрант 2: важни, но не спешни
Тук влизат грижите за здравето ни, за отношенията с околните и за планирането на бъдещето ни. Тези неща можеш лесно да отложиш и в краткосрочен план няма да усетиш ефекта от това, но в дългосрочен може да съжаляваш.
Квадрант 3: спешни, но не важни
В този квадрант влиза звънящият телефон с непознат номер или колегата, който е влязъл в стаята ти, за да те попита нещо, прекъсвайки концентрацията ти върху важна задача. Тук са всички дразнещи прекъсвания и дребни задачи, които изискват внимание от теб на момента, но ако им го отделиш, това не ти носи значим резултат или полза.
Квадрант 4: нито спешни, нито важни
Тази категория „задачи“ ти губят времето, без да допринасят с нещо за работата, развитието или щастието ти. Пример за занимание от квадрант 4 е безцелното скролване във Facebook или сменяне на телевизионните канали, след което усещаш, че са минали няколко часа, без да научиш нещо ново. След това вместо удоволствие усещаш по-скоро умора и раздразнение заради пропиляното време.
Традиционният подход на работа с четирите квадранта повелява да разпределим всички свои задачи в матрицата и да се стараем да изпълняваме задачите от квадрант 2 веднага след тези от 1, преди да са започнали да изискват незабавното ни внимание и да са преминали в квадрант 1. Тези от квадрант 3 свеждаме до минимум и/или делегираме, а тези от 4 напълно елиминираме от ежедневието си. Приоритет са квадранти 1 (по необходимост) и 2 (по план).
Когато се захванах със сериозно планиране на всичко в живота си, използвах този метод на работа, но тръгнах по-отдалече.
- Започнах, като дефинирах цел за всяка основна област в живота си, например здравето, работата и т.н.
- След това описах къде се намирам в момента и колко далече съм от постигането на целта.
- Записах и (максимално подробно) стъпките и конкретните действия, с които да стигна от настоящото положение във всяка от областите до желаното.
- За всяка от областите си направих отделна матрица и заделих време в календара си в рамките на всеки ден, през което да работя по задачите във всяка от матриците.
Ако нямаш опит с матрицата на Стивън Кови, ти препоръчвам по-опростения метод като за начало, а ако вече познаваш четирите квадранта по-добре от петте си пръста, може би е време да опиташ втория метод. 🙂
Беше ли ти полезна матрицата? А искаш ли да узнаеш кои са останалите методи, които ще положат основата на твоята супер продуктивност? Виж всичко, което сме ти подготвили в нашата най-пълна програма за продуктивност.
