Минава пореден работен ден, след който се обръщаш назад и се питаш: „Работих цял ден, но какво свърших днес?“ И… отговорът не ти харесва. Но защо се случва това?
Възможно е неусетно да правиш грешки, които спъват твоята продуктивност. Може би част от тези неща дори не забелязваш, а други вършиш съвсем съзнателно, защото са стигнали до теб под формата на съвети или практики за уж по-добра продуктивност… но всъщност ти пречат.
Ето кои са осемте пръта в колелото на личната продуктивност, които най-често срещаме при работата ни с клиенти.
- Предоверяваш се на паметта си. Колкото и малко задачи да имаш, винаги ги записвай в система, на която имаш доверие: софтуер, тефтер или нещо друго, което редовно проверяваш за записани, но неизпълнени задачи. Това е едно от златните правила в класическата система за продуктивност Getting Things Done на Дейвид Алън, които редовно напомняме на хората, с които работим. Ако не го спазваш, не само рискуваш да забравиш нещо важно, а и си създаваш допълнителен стрес и несигурност, тъй като в съзнанието ти на заден план не спира да стои въпросът: „Дали не забравих нещо?“
- Работиш в реактивен режим. Тоест, работният ти ден и нещата, които вършиш през него, се определят от това, което други хора искат от теб по телефона, имейла или в срещи. Вместо да работиш на първо място по свои цели, ти реагираш на запитвания и молби от околните. Това е идеален начин да приключваш ден след ден, без да напреднеш по собствените си цели. Препоръчвам ти винаги да отделяш поне част от най-продуктивното си време през деня за работа по задачи, избрани от теб и подредени спрямо твоите приоритети. Едва когато приключиш с тях, обръщай внимание на другите.
- Проверяваш имейла си сутрин. Тази грешка е тясно свързана с предишната: ако поглеждаш пощата си, преди да започнеш със задачите за деня, веднага влизаш в реактивен режим и работният ти ден започва с приоритетите на другите, а не с твоите. Вместо това отдели първия час от деня си за работа по най-важния си приоритет и ще се учудиш как неусетно ще напреднеш с него. Бонус: ако започнеш да практикуваш асинхронна комуникация, ще си освободиш и още време. В следващата точка ще разбереш защо.
- Известията на телефона ти са включени. От време на време ги поглеждаш… ами ако има нещо важно? Но всеки път, когато погледнеш към телефона, се разсейваш. И след всяко разсейване ти трябват около 25 минути, за да се настроиш отново на вълната на работата, която е била прекъсната от известието. Така може да мине цял ден, без да напреднеш съществено по нито една от задачите си. Затова, изключи звука на телефона си и го поглеждай само 2-3 пъти през деня. Ще се учудиш колко по-гладко ще тече работата ти и колко повече ще успяваш да свършиш всеки ден. (Ако ти се налага да бъдеш на разположение на важен клиент, на шефа или на близки, настрой известията си така, че телефонът ти да издава звук, само когато те търси важният за теб човек и реагирай само на този звук.)
- Вършиш по няколко неща едновременно… тоест, практикуваш мултитаскинг. Макар че отдавна е доказано, че всъщност не можем да извършваме две умствени дейности едновременно, а просто превключваме от едната на другата, без да свършим качествено която и да било от двете, все още се среща мнението, че да работим по няколко задачи заедно е бърз начин да свършим всичко. Вместо да допускаш тази грешка, подреди задачите в списък, започващ с най-важната или с тази, чийто краен срок идва най-скоро и ги приключи една по една. Ако са с голям обем и относително дългосрочни, отделяй по час-два всеки ден за всяка от тях… но работи по тях една по една, а не наведнъж.
- Нямаш ясни цели и приоритети. Ако не знаеш до какъв резултат искаш да стигнеш, как ще разбереш дали го постигаш? А ако не определиш коя задача с какъв приоритет е спрямо останалите, как ще решиш кое е важно? Липсата на яснота по тези въпроси обикновено ни тласка към хаотичен избор на случайни задачи или ни изкушава да се захванем първо с най-лесните, докато по-трудните, но и с по-значим резултат, така си и остават незапочнати. Ползвай инструмент за приоритизиране, като например матрицата на Айзенхауер, за да можеш уверено да подреждаш задачите в списъка си по важност.
- Имаш в списъка си със задачи „слонове“. Това са големи задачи, които изглеждат сложни и може би дори страховити… Гледаш ги, чудиш се откъде да ги подхванеш… и сякаш най-лесно изглежда да не правиш нищо днес, а да отложиш това решение за утре. Познато ли ти е? И нека си признаем: „утре“ често така и не идва, докато сроковете за приключване на тези задачи застрашително наближават. За да пребориш тази грешка, работи на принципа „Слон се яде на малки хапки“. Отдели време на всяка голяма задача и я раздели на възможно най-малките стъпки, необходими, за да я завършиш. Запиши ги като нейни подзадачи и започни да ги отмяташ една по една. Така неусетно ще „изядеш“ и най-големия и тежък „слон“.
- Не планираш времето, което ще ти трябва за големите задачи и проекти. И тази грешка е донякъде свързана с предишната. След като „нарежеш“ „слона“ на „хапки“, помисли колко време ще ти трябва, за да „изядеш“ всяка от тях. Запиши го и се постарай всяка от подзадачите да приключва няколко дни преди крайния си срок (така че, дори и малко да закъснееш, в крайна сметка пак да си навреме). И докато така или иначе обмисляш задачите, добави и план за финансовите ресурси, които може да ти трябват и помисли дали имаш нужда от помощ – ако е така, свържи се с хората, които са ти необходими, възможно най-рано, за да се подсигуриш, че ще ти бъдат на разположение.
Всяка от тези грешки пречи на продуктивността си, а колкото повече от тях допускаш, толкова по-вероятно е времето все да не ти стига и да имаш усещането, че задачите те затрупват неизбежно и безвъзвратно. За щастие, спасение има… и вече можеш да си направиш личен план как да се справиш.
Ако темата ти е интересна и искаш да задълбочиш знанията си по целеполагане и оптимално управление на задачите в работата си, виж тази наша програма. Само за три месеца тя ще ти даде всички най-важни умения, необходими за супер продуктивност.
